vær klar til at give en orientering for alle de nye ansættelser på deres første dag., Tag dem rundt for at møde personalet, vis dem pauserummet, og vær høflig og optimistisk. Når alt kommer til alt betyder det, at du starter på højre fod, at du er mere tilbøjelig til at forblive på den måde i fremtiden. På et tidspunkt bør du gennemgå alt papirarbejde, herunder medarbejderhåndbogen, der skitserer virksomhedens politikker og retningslinjer (vi diskuterer din håndbog senere i denne vejledning).
afhængigt af den slags arbejde, de laver, er det en god ide at få din medarbejder til at underskrive en Fortrolighedsaftale (NDA), hvis de beskæftiger sig med følsomme oplysninger., En NDA er en juridisk kontrakt mellem dig (virksomheden) og medarbejderen, der specificerer, at fortrolige oplysninger ikke kan deles med eksterne parter. Har du en innovativ ID?, der vil forstyrre din branche? Bare rolig; en NDA vil beskytte giver dig mulighed for at få nogle retsmidler bør en medarbejder (eller e.-medarbejder) spilde din virksomheds hemmeligheder.
Når du har besvaret eventuelle spørgsmål, som din leje måtte have, skal du sørge for at få deres underskrift på deres håndbog (efter at de selvfølgelig har læst den) og deres NDA.,Dette er en smart tid til at distribuere alle andre vigtige oplysninger, du måtte have for dem, ligesom skatteformularer eller sundhedspleje pakker.
hvor skal jeg opbevare alt dette papirarbejde?
alt dette underskrevne papirarbejde skal gå ind i en personalefil. Disse kan være papirfiler eller online filer, eller endnu bedre begge dele. Bare sørg for at du (og kun dig) kan få adgang til dem, når du har brug for det.da din virksomhed fortsætter med at udvide og ansætte flere medarbejdere, er det nødvendigt at holde organiseret og gemme disse filer på et sikkert sted, der kun er tilgængeligt for dit HR-team., Optegnelser er vigtige for at holde ikke kun til fremtidig reference, men til juridiske formål. Alt papirarbejde skal samles i en personalefil bortset fra deres i-9-skatteformular. Det anbefales at opbevare alle i-9 ‘ er i en separat masterfil.
nedenfor finder du mest alt, hvad du skal opbevare i en medarbejderpersonalefil:
-
Genoptag, jobposition, Beskrivelse: Dette papirarbejde skal klart definere medarbejderens ansvar og pligter. Det er også en god ide at holde deres cv til fremtidig reference.,
-
nødkontakt: i tilfælde af en nødsituation skal hver medarbejder give en nødkontakt.
-
Direkte Indbetalingsformular: hvis du tilbyder direkte indbetaling, og din medarbejder vælger at deltage, skal du opbevare alt relevant papirarbejde, som normalt inkluderer deres bankkontooplysninger og underskrevet tilladelse.
-
Non-Disclosure Agreement (NDA): en NDA er en juridisk kontrakt mellem dig (virksomheden) og medarbejderen, der specificerer, at fortrolige oplysninger ikke kan deles med eksterne parter. Hvis du havde din medarbejder underskrive en, holde det med deres fil.,
-
underskrevet ansættelsesaftale: en ansættelsesaftale fastlægger vilkårene og betingelserne for jobtilbudet og ansættelsesforholdet.
-
IRS-formular 4-4 (tilbageholdelsesgodtgørelsescertifikat): denne formular bruges til at bestemme størrelsen af kildeskat, der skal trækkes fra medarbejdernes løn.
-
ny Lejerapportering: arbejdsgivere skal underrette staten om nye ansættelser. Reglerne varierer i hver stat, så sørg for at tale med en advokat om, hvad du skal gøre.,
-
medarbejder Opfindelsesaftale: hvis du udvikler produkter, design eller anden intellektuel ejendom, skal du få alle til at underskrive en medarbejder Opfindelsesaftale. Det skal fremgå, at arbejdsgiveren ejer relevante opfindelser, der er udviklet i løbet af medarbejderens tid hos virksomheden. Eller det kunne sige, at medarbejderen ejer, hvad han eller hun opfinder. Det afhænger bare af, hvad du vil have her.underskrevet medarbejderhåndbog: ved at underskrive deres håndbog accepterer din medarbejder de bestemmelser, du lægger ud. Hold det med deres fil. Klik her for at læse mere om håndbøger., løbende dokumenter: præstationsvurderinger og dokumentation relateret til lønforhøjelser og kampagner
undtagen
-
i-9 skatteformular: dette dokument verificerer, om en medarbejder lovligt kan arbejde i USA. Sørg for at lave kopier af de juridiske legitimationsoplysninger, som din medarbejder giver for at verificere berettigelse (dvs.pas, grønne kort, fødselsattester osv.)