¿Qué es un sistema de punto de Venta (POS)?
puede pensar en los sistemas de punto de Venta (PoS) como cajas registradoras normales, pero están evolucionando para hacer mucho más. Pueden integrarse con dispositivos móviles y servicios en la nube y satisfacer los requisitos de software y hardware de los usuarios. Además, puede usarlos con sistemas de contabilidad back-end y procesadores de pago con tarjeta de crédito. Muchas pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) están utilizando este tipo de servicios POS habilitados para la nube sin la necesidad de mantener un servidor back-end físico en múltiples ubicaciones.,
los sistemas POS ahora se integran más fácilmente con otras aplicaciones de back-end, como la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de inventario.
si bien hay varios tipos de soluciones de procesamiento de pagos disponibles, incluidos lectores de tarjetas de crédito y varios métodos de pago móviles nuevos, Los sistemas POS que revisamos son cajas registradoras completas. Esto significa que se comunican con el software de contabilidad back-end y pueden manejar múltiples tipos de pagos.,
a pesar del motivo de la caja registradora, sin embargo, cuando la gente habla de sistemas POS, se refieren principalmente al software, que podría estar basado en el cliente o en la nube. Eso se debe a que es el software que le permite realizar un seguimiento de las ventas, emitir recibos y realizar funciones de back-office. Tales funciones incluyen reemplazar el inventario, rastrear la productividad de los empleados y señalar lo que vende y lo que no. los sistemas POS que revisamos se centran principalmente en las PYMES que venden de uno a 25 puntos de venta, aunque algunos pueden manejar hasta 100.,
otro aspecto importante del software POS es el amplio soporte para nuevos sistemas de pago. Sus clientes pueden estar utilizando principalmente uno o dos métodos de pago ahora, pero dar qué tan rápido las opciones de pago pueden cambiar, esos clientes pueden estar pidiendo nuevas opciones pronto. Es mejor tener un sistema POS en su lugar que tenga flexibilidad de pago incorporada en lugar de tener que cambiar un nuevo sistema., Si se pregunta qué tipos de opciones de pago debe admitir su POS, considere el gráfico de métodos de pago tradicionales populares compilados por la firma de investigación de mercado Statista a partir de una encuesta de consumidores que la firma realizó en marzo de 2019.
Los métodos de pago al consumidor más populares, 2018-2019
(crédito de la imagen: Statista)
características clave del Software
el punto de un buen sistema POS es permitirle que le paguen por Productos y servicios., Hay una variedad de formas en que las personas reciben pagos hoy y su sistema POS debe manejar todos los métodos que necesita, incluyendo efectivo, cheques y tarjetas de crédito y débito. Algunos, pero no todos, también aceptan tipos de pago» sin contacto», como Amazon Pay o Apple Pay.
un factor importante a tener en cuenta es que la introducción de Europay, MasterCard y Visa (EMV), o tarjetas astilladas, ha complicado las cosas un poco para los pequeños vendedores. EMV es el estándar que se dice que proporciona más seguridad que la tecnología de deslizar y firmar que hemos estado utilizando durante la última década más o menos., La capacidad de» sumergir » estas tarjetas significa hardware adicional o nuevo por el que algunos sistemas POS cobran un poco más.
una vez que superes la funcionalidad mínima, dependiendo de las necesidades de tu negocio, hay otras características que querrás buscar. Estas características incluyen la capacidad de los clientes de usar dos tipos de pago, por ejemplo, o para permitir devoluciones, precios especiales (para ventas o clientes especiales), tarjetas de regalo y precios adicionales.,
otro estándar de rápido crecimiento es la transacción de comunicaciones de campo cercano (NFC), que es un sistema de pago electrónico que está siendo popularizado por gigantes móviles como Apple Pay y Google Wallet ( en Google Pay) . Asegurarse de que su candidato al sistema POS pueda manejar estos nuevos sistemas emergentes es solo la mitad de la ecuación. La otra mitad incluye si esa implementación molestará o complacerá a sus clientes, así como si ayudará o no a obstaculizar los esfuerzos de cumplimiento del estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).,
otra área crítica puede no ser una tendencia POS, pero aún así es algo a lo que deberá prestar mucha atención: soporte de productos. Si el sistema se bloquea al inicio de su período de actividad, entonces ¿qué tan fácil es obtener a alguien en el teléfono? Esa es una pregunta que a menudo se puede resolver pagando por el plan de apoyo adecuado. Pero solo porque tenga a alguien en el teléfono no significa que su sistema esté de nuevo en línea; todavía está perdiendo ingresos cada vez que un cliente impaciente sale de la tienda., Una solución de copia de seguridad es esencial aquí y eso es especialmente cierto en el caso de los sistemas POS basados en la nube. Estos sistemas pueden sufrir no solo de problemas de software, sino también de problemas de conectividad a internet. Asegurarse de que su proveedor lo respalda en estas situaciones es clave, pero saber exactamente cómo y de dónde vendrá ese soporte también es crítico. Un poco más sobre esto más tarde.,
consideraciones de Hardware
y mientras que la mitad del software de la ecuación del sistema POS es probablemente la más importante, especialmente en una solución basada en la nube, muchas empresas minoristas todavía requerirán una mitad de hardware. En ese sentido, una de las tendencias más populares en los sistemas POS de hoy en día es la movilidad. Esto se refiere a la capacidad de mover la funcionalidad de punto de venta desde detrás de la estación de caja registradora y en las manos de los empleados itinerantes para transacciones comerciales más rápidas y centradas en el cliente., Esta tendencia agrega nuevas áreas de importancia incluso a la configuración habitual del sistema POS, incluido un enfoque adicional en la conectividad inalámbrica, la seguridad y el soporte para terminales de tabletas o incluso teléfonos inteligentes. La mayoría de los sistemas POS modernos se ejecutan en tabletas generalmente disponibles, como un iPad de Apple ( en Amazon) o un Microsoft Surface Pro. Muchos también ofrecen sistemas de hardware dedicados y complementos, como deslizadores de tarjetas, impresoras de recibos, cajones de efectivo y escáneres de códigos de barras.
la ventaja de los sistemas basados en tabletas está en su movilidad., Puede procesar los pagos en el piso de su tienda (especialmente útil para cortar líneas en la caja registradora durante las temporadas ocupadas), en una exposición o en una tienda emergente al aire libre. Los sistemas como Square Point of Sale son conocidos por ofrecer pequeños dongles que se conectan a una tableta y le permiten deslizar tarjetas de crédito sobre la marcha. Si bien es posible que no necesite inmediatamente este tipo de movilidad, es bueno saber que está disponible.
otra ventaja es la cantidad de información que puede suministrar a los clientes., Un dispositivo POS de escritorio a veces se puede voltear para que el cliente pueda firmar en la pantalla o ingresar información de contacto. Además, algunos estados (como California) ahora requieren que algún tipo de pantalla orientada al cliente esté disponible para que los clientes puedan ver la información de ventas a medida que se realiza una venta.
funcionalidad de Back-Office
los robustos sistemas POS de hoy en día son más que solo aceptar pagos. Pueden realizar un seguimiento efectivo de su inventario, clientes y empleados. Un buen sistema POS necesita ser capaz de rastrear lo que se ha vendido y cuántos artículos quedan., Cuando los artículos se agotan, un sistema POS puede notificarle con anticipación para que pueda reabastecerse. Las empresas pueden esperar que su sistema POS sea capaz de subgrupar elementos; por ejemplo, debería decirle si se ha quedado sin jaulas azules pero aún tiene tres jaulas rojas. Debería poder imprimir códigos de barras para cualquier artículo que no tenga Códigos de Producto universales (UPC) para que pueda escanearlos durante una venta.
la capacidad de proporcionar análisis es otra característica clave que algunos sistemas POS ofrecen. El análisis permite a las empresas ver qué productos se venden, cuándo y a quién., Si es posible predecir que el doble de tazas de café rojo se venden en noviembre que en abril, entonces usted » ll saber cuántos a la orden. Si sus ventas de dulces de bajo costo aumentan radicalmente cada día de la semana cuando los niños locales salen de la escuela, entonces es posible que desee contratar a un vendedor adicional por las tardes para ayudar a manejar las cosas
El seguimiento de empleados también es útil. Su sistema POS debe ser capaz de registrar la entrada y salida de sus empleados, y ofrecer diferentes niveles de seguridad dependiendo del Estado de los empleados., De esta manera, un cajero, por ejemplo, no tendrá acceso a las mismas funciones de back-office que tiene un gerente.
Finalmente, es útil que un sistema POS recopile información de clientes que pueda ser utilizada para programas de lealtad y otras estrategias promocionales. Algunos sistemas ofrecen una funcionalidad cercana a la ofrecida por los paquetes CMS; por ejemplo, enviar correos electrónicos a los clientes para agradecerles las ventas, anunciar gangas u ofrecer cupones y ofrecer otros beneficios de Lealtad.
algo que debe tener en cuenta: asegúrese de que su sistema POS pueda funcionar sin conexión., Las redes pueden caer en los momentos más inconvenientes, especialmente si está vendiendo en un evento en persona. Usted » querrá ser capaz de seguir vendiendo a pesar de que su sistema POS puede estar temporalmente fuera de contacto con su back office.
y si desea hacer negocios en línea y en persona, algunos sistemas POS ofrecen la capacidad de crear una tienda en línea que extraerá de la misma base de datos de inventario que su tienda física. De hecho, una presencia en línea se ha vuelto tan necesaria que algunos sistemas, como Shopify POS y Vend POS, lo incluyen como parte de su paquete., Si estás comenzando un pequeño negocio minorista, entonces podría ser una característica importante a considerar.
si bien todos estos datos son ciertamente valiosos, consolidarlos en una ubicación central, especialmente si tiene múltiples ubicaciones minoristas, puede complicarse no solo, sino que también arriesga muchos datos personales en Internet abierto. Para ayudar, considere almacenar los datos con un proveedor de almacenamiento en la nube seguro y de nivel empresarial, y asegúrese de que todas las sesiones entre el sistema POS y cualquier destino remoto estén protegidas por una red privada virtual (VPN).,
procesamiento de pagos
tenga en cuenta que, si va a aceptar tarjetas de crédito y débito (y la mayoría de las empresas deben hacerlo), necesitará un servicio que pueda procesar esos pagos. Ese servicio también va a costarle un porcentaje de su toma. Algunos servicios, como el punto de venta Square, ofrecen servicios de punto de venta de forma gratuita, siempre y cuando procese sus pagos a través de ellos. Otros, como Intuit QuickBooks Point of Sale y Shopify POS, cobran una tarifa de suscripción mensual por el uso del software y una tarifa adicional por procesar pagos., Otros, como NCR Silver y Vend POS, no proporcionan servicios de procesamiento por sí mismos, sino que trabajan con una serie de terceros. Otros que proporcionan sus propios servicios de procesamiento también trabajarán con procesadores de terceros. De los productos que cubrimos aquí en este resumen de revisión del sistema POS, solo NCR Silver cobra un precio único y único por su software.
como resultado, tendrá que pensar en sus necesidades y cómo se relacionan con el sistema POS que elija., Si ya está utilizando un servicio de procesamiento de pagos y desea seguir con él, entonces querrá ver los sistemas POS que funcionan con ese sistema (generalmente llamados «procesamiento integrado», ya que los pagos de la compañía externa están integrados en el POS). Sin embargo, si está comenzando desde cero, entonces un sistema POS que ofrece un servicio todo en uno puede ser muy conveniente. Si algo sale mal, sabrás a quién llamar.
Soporte de Producto
los sistemas POS están diseñados para ser lo más fáciles de operar posible y la mayoría de ellos lo son., Pero las cosas siempre pueden salir mal, especialmente cuando se trata de funciones de back-office como inventario o gestión de personal. Por lo tanto, siempre es una buena idea tener un buen sistema de apoyo en su lugar. La mayoría de los proveedores de sistemas POS ofrecen una amplia gama de soporte, comenzando con artículos, videos y tutoriales sobre cómo usar sus productos. La mayoría también proporciona asistencia de configuración, ya sea como parte del paquete o por una tarifa adicional.,
si opera un negocio que tiene fines de semana o horas tarde, entonces probablemente querrá buscar un proveedor de sistemas POS que ofrezca servicios de soporte 24/7 ya que no desea encontrarse sin ayuda durante una venta de domingo ocupada.
para ayudar a evaluar cada sistema POS, en cada revisión hemos incluido un SmartScore y una calificación de satisfacción del cliente de un sitio web llamado FinancesOnline, que evalúa soluciones financieras., Según el sitio web de FinancesOnline, calcula sus SmartScores en función de las principales funcionalidades y características de un sistema POS, así como sus»características de colaboración, personalización, integración con otras aplicaciones, atención al cliente y movilidad». Todos estos factores se tienen en cuenta al calcular la puntuación final (en una escala de 1 a 10).,»FinancesOnline obtiene sus calificaciones de satisfacción del cliente de su algoritmo de satisfacción del cliente patentado que» recopila opiniones, comentarios y opiniones de los usuarios en una amplia gama de redes sociales y calcula una calificación de satisfacción basada en lo que la gente piensa sobre el producto.»
atraer más ventas
al final, un buen sistema POS le permite realizar ventas fácilmente, rastrear ventas y mejorar su capacidad para atraer a más clientes, lo que depende de sus necesidades especiales. Una vez que haya seleccionado el sistema que parece adaptarse a su tipo y tamaño de negocio, hable con sus representantes., Entonces pruébelo y asegúrese de que ofrece todas las características que no solo se ajustan a su empresa ahora, sino también en los próximos años.