esté listo para dar una orientación para todos los nuevos empleados en su primer día., Llévalos a conocer al personal, muéstrales la sala de descanso y sé educado y optimista. Después de todo, comenzar con el pie derecho significa que es más probable que permanezca así en el futuro. En algún momento, debe revisar todos los documentos, incluido el manual del empleado, que describe las políticas y directrices de la empresa (discutiremos su manual más adelante en esta guía).
dependiendo del tipo de trabajo que estén haciendo, es una buena idea hacer que su empleado firme un Acuerdo de confidencialidad (NDA) si están tratando con información confidencial., Un acuerdo de confidencialidad es un contrato legal entre usted (la compañía) y el empleado que especifica que la información confidencial no se puede compartir con terceros. ¿Tienes una idea innovadora que alterará tu industria? No se preocupe; un NDA protegerá le permitirá obtener algún recurso legal en caso de que un empleado (o ex empleado) derrame los secretos de su empresa.
después de responder a cualquier pregunta que su empleado pueda tener, asegúrese de obtener su firma en su manual (después de que lo hayan leído, por supuesto) y su NDA.,Este es un momento inteligente para distribuir cualquier otra información importante que pueda tener para ellos, como formularios de impuestos o paquetes de atención médica.
¿Dónde debo guardar todo este papeleo?
todo este papeleo firmado debe ir a un archivo personal. Estos pueden ser archivos en papel o archivos en línea, o, mejor aún, ambos. Solo asegúrese de que usted (y solo usted) puede acceder a ellos siempre que lo necesite.
a medida que su empresa continúe expandiéndose y contratando más empleados, será necesario mantener organizados y guardar estos archivos en un lugar seguro disponible solo para su equipo de Recursos Humanos., Los registros son importantes para mantener no solo para referencia futura, sino para fines legales. Todo el papeleo debe ser reunido en un archivo personal, excepto su formulario de impuestos I-9. Se recomienda mantener todos los I-9 en un archivo maestro separado.
a continuación encontrará la mayoría de todo lo que debe guardar en un archivo de personal del empleado:
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curriculum vitae, puesto de trabajo, Descripción: Este papeleo debe definir claramente las responsabilidades y deberes del empleado. Además, es una buena idea mantener su curriculum vitae para referencia futura.,
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contacto de Emergencia: En caso de una emergencia, cada empleado debe proporcionar un contacto de emergencia.
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formulario de depósito directo: si ofrece depósito directo y su empleado elige participar, conserve todos los documentos relevantes, que generalmente incluyen la información de su cuenta bancaria y la autorización firmada.
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Acuerdo de confidencialidad (NDA): un NDA es un contrato legal entre usted (la compañía) y el empleado que especifica que la información confidencial no se puede compartir con terceros. Si hizo que su empleado firmara uno, guárdelo con su archivo.,
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contrato de trabajo firmado: un contrato de Trabajo establece los términos y Condiciones de la oferta de trabajo y la relación laboral.
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formulario W-4 del IRS( certificado de asignación de retención): este formulario se utiliza para determinar la cantidad de retención de impuestos a deducir de los salarios de los empleados.
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informe de nuevas contrataciones: los empleadores deben notificar al estado de las nuevas contrataciones. Las reglas varían en cada Estado, así que asegúrese de hablar con un abogado sobre lo que necesita hacer.,
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Acuerdo de invención para Empleados: si está desarrollando productos, diseños u otra propiedad intelectual, haga que todos firmen un Acuerdo de invención para empleados. Debe indicar que el empleador es propietario de cualquier invento relevante desarrollado durante el tiempo del empleado con la empresa. O, podría indicar que el empleado posee lo que él o ella inventa. Depende de lo que quieras aquí.
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Manual del empleado firmado: al firmar su Manual, su empleado acepta las disposiciones que usted establece. Guárdalo con su archivo. Para leer más sobre los manuales, simplemente haga clic aquí.,
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documentos en curso: evaluaciones de desempeño y documentación relacionada con aumentos salariales y promociones
excepto
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formulario de impuestos I-9: este documento verifica si un empleado puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. Asegúrese de hacer copias de las credenciales legales que su empleado proporciona para verificar la elegibilidad (es decir, pasaportes, tarjetas de residencia, certificados de nacimiento, etc.).)