Vær klar til å gi en orientering for alle nyansatte på sin første dag., Ta dem rundt for å møte de ansatte, vise dem bryte rom, og være høflig og optimistisk. Tross alt, som starter ut på den høyre foten betyr at du er mer sannsynlig å bo på den måten i fremtiden. På et tidspunkt, bør du gjennomgå alle papirene, inkludert Ansatt Håndbok, som skisserer selskapets regler og retningslinjer (vi vil diskutere dine håndbok senere i denne veiledningen).
Avhengig av hva slags arbeid de gjør, det er en god idé å få dine ansatte til å signere en Non-Disclosure Agreement (NDA) hvis de arbeider med sensitiv informasjon., En NDA er en juridisk avtale mellom deg (selskapet) og den ansatte som oppgir at konfidensiell informasjon ikke kan deles med utenforstående. Har en innovativ idé som vil forstyrre din bransje? Ikke bekymre deg, en NDA vil beskytte tillate deg å få noen rettslige skritt bør en ansatt (eller eks-ansatt) utslipp din bedrift hemmeligheter.
Når du svare på alle spørsmålene dine leie kan ha, sørg for at du får sin signatur på sin håndbok (etter at de har lest det selvfølgelig) og deres NDA.,Dette er en smart tid til å distribuere hvilken som helst annen viktig informasjon som du kan ha for dem, som skatt former eller helse-pakker.
Hvor skal jeg oppbevare alt dette papirarbeid?
Alt dette signert papirene som skal gå inn i en personalmappe. Disse kan være papir-filer eller internett-filer, eller, enda bedre, både. Bare sørg for at du (og bare du kan få tilgang til dem når du trenger det.
Som selskapet fortsetter å utvide eller ansette flere ansatte, vil det være nødvendig å holde orden på og lagre disse filene i et trygt sted og bare tilgjengelige for din HR-avdeling., Postene er viktig å huske, ikke bare for fremtidig referanse, men for juridiske formål. Alle papirer skal være samlet i en personalmappe, bortsett fra for sine jeg-9 selvangivelse. Det er anbefalt å holde alt jeg-9s i en egen master fil.
Nedenfor finner du mest av alt bør du holde i en ansatt personell fil:
-
Fortsett, stilling, beskrivelse: Denne papirarbeid bør klart definere ansvar og plikter for arbeidstaker. Det er også en god idé å holde sin cv for fremtidig referanse.,
-
Nødtelefon: I tilfelle en nødsituasjon, og hver ansatt skal gi en nødtelefon.
-
Direkte Innskudd Form: Hvis du tilbyr direkte innskudd og dine ansatte velger å delta, kan du oppbevare alle relevante papirer, som inkluderer vanligvis deres bankkonto informasjon og signert godkjenning.
-
Non-Disclosure Agreement (NDA): En NDA er en juridisk avtale mellom deg (selskapet) og den ansatte som oppgir at konfidensiell informasjon ikke kan deles med utenforstående. Hvis du hadde ansatt signere en, holder det med sine fil.,
-
Signert Sysselsetting Avtalen: En Sysselsetting Avtalen legger ut de vilkår og betingelser for tilbud om jobb og arbeidsforhold.
-
IRS-skjema B-4 (forskuddstrekk godtgjørelse sertifikat): Dette skjemaet brukes til å bestemme mengden av skattetrekk til å trekke fra de ansattes lønn.
-
Ny Leie Rapportering: Arbeidsgivere må gi beskjed til staten av nyansatte. Reglene varierer i hvert land, så sørg for at du snakker til en advokat om hva du trenger å gjøre.,
-
Ansatt Oppfinnelse Avtalen: Hvis du er utvikler produkter, design, eller andre åndsverk, har alle tegn en Ansatt Oppfinnelse-Avtalen. Det bør staten som arbeidsgiver eier alle relevante oppfinnelser utviklet i løpet av de ansattes tid med selskapet. Eller, det kunne si at de ansatte eier hva han eller hun finner opp. Det avhenger bare av hva du vil her.
-
Signert Ansatt Håndbok: Ved å signere sin håndbok, dine ansatte samtykker til bestemmelsene du legger ut. Holder det med sine fil. For å lese mer om håndbøker, bare klikk her.,
-
Pågående dokumenter: Ytelse evalueringer og dokumentasjon knyttet til lønnsvekst og kampanjer
BORTSETT fra
-
i-9 Skatt Skjema: Dette dokumentet angir om en arbeidstaker kan lovlig arbeid i Usa. Sørg for å ta kopier av den juridiske legitimasjon dine ansatte gir til å bekrefte berettigelse (dvs. pass, grønt kort, fødselsattester, etc.)