wees klaar om een oriëntatie te geven voor alle nieuwe medewerkers op hun eerste dag., Neem ze mee om het personeel te ontmoeten, laat ze de kantine zien, en wees beleefd en optimistisch. Immers, beginnen op de juiste voet betekent dat je meer kans om te blijven op die manier in de toekomst. Op een gegeven moment, je moet alle papierwerk te bekijken, met inbegrip van de werknemer handboek, dat schetst bedrijfsbeleid en richtlijnen (we zullen uw handboek later in deze gids te bespreken).
afhankelijk van het soort werk dat ze doen, is het een goed idee om uw werknemer een Non-Disclosure Agreement (NDA) te laten ondertekenen als ze te maken hebben met gevoelige informatie., Een NDA is een juridisch contract tussen u (het bedrijf) en de werknemer dat bepaalt dat vertrouwelijke informatie niet kan worden gedeeld met derden. Heb je een innovatief idee dat je branche zal verstoren? Maak je geen zorgen; een NDA zal beschermen kunt u een aantal juridische verhaal moet een werknemer (of ex-werknemer) morsen uw bedrijfsgeheimen.
na het beantwoorden van eventuele vragen die uw werknemer zou kunnen hebben, zorg ervoor dat u hun handtekening op hun handboek (nadat ze het hebben gelezen natuurlijk) en hun NDA.,Dit is een slimme tijd om alle andere belangrijke informatie die je zou kunnen hebben voor hen te verspreiden, zoals belastingformulieren of gezondheidszorg pakketten.
waar moet ik al dit papierwerk bewaren?
al dit ondertekende papierwerk moet in een personeelsbestand worden opgenomen. Dit kunnen papieren bestanden of online bestanden, of, beter nog, beide. Zorg ervoor dat u (en alleen u) toegang tot hen wanneer u nodig hebt.
naarmate uw bedrijf blijft uitbreiden en meer medewerkers in dienst neemt, is het noodzakelijk om deze bestanden georganiseerd te houden en op een veilige plaats op te slaan die alleen beschikbaar is voor uw HR-team., Records zijn belangrijk om te bewaren, Niet alleen voor toekomstige referentie, maar voor juridische doeleinden. Al het papierwerk moet worden verzameld in een personeelsdossier, behalve voor hun I-9 belastingformulier. Het wordt aanbevolen om alle I-9 ‘ s in een apart hoofdbestand te bewaren.
hieronder vindt u bijna alles wat u in een personeelsbestand van een werknemer moet bewaren:
-
CV, functiepositie, Beschrijving: Dit papierwerk moet de verantwoordelijkheden en taken van de werknemer duidelijk definiëren. Ook, het is een goed idee om hun cv te houden voor toekomstige referentie.,
-
contact in noodgevallen: in geval van een noodsituatie dient elke werknemer een contact in noodgevallen te verstrekken.
-
Direct Deposit Form: als u direct deposit aanbiedt en uw werknemer kiest om deel te nemen, bewaar dan alle relevante papieren, die meestal hun bankrekeninggegevens en ondertekende autorisatie bevatten.
-
Non-Disclosure Agreement( NDA): een NDA is een juridisch contract tussen u (het bedrijf) en de werknemer dat specificeert dat vertrouwelijke informatie niet kan worden gedeeld met externe partijen. Als je je werknemer er één liet tekenen, Bewaar het dan bij hun dossier.,
-
ondertekende arbeidsovereenkomst: in een arbeidsovereenkomst worden de voorwaarden van het arbeidsaanbod en de arbeidsrelatie vastgelegd.
-
IRS form W-4 (bronheffing certificaat): dit formulier wordt gebruikt om het bedrag van de belastinginhouding af te trekken van het loon van de werknemers te bepalen.
-
Nieuwe Aanwervingsverslagen: werkgevers moeten de status van nieuwe aanwervingen melden. De regels variëren in elke staat, dus zorg ervoor dat je praat met een advocaat over wat je moet doen.,
-
Employee Invention Agreement: als u producten, ontwerpen of andere intellectuele eigendom ontwikkelt, moet iedereen een Employee Invention Agreement ondertekenen. Er moet worden vermeld dat de werkgever eigenaar is van alle relevante uitvindingen ontwikkeld tijdens de tijd van de werknemer met het bedrijf. Of, het zou kunnen zeggen dat de werknemer eigenaar is van wat hij of zij verzint. Het hangt ervan af wat je hier wilt.
-
ondertekend werknemershandboek: door hun handboek te ondertekenen, gaat uw werknemer akkoord met de bepalingen die u opmaakt. Hou dat bij hun dossier. Om meer te lezen over handboeken, klikt u hier.,
-
lopende documenten: prestatie-evaluaties en documentatie met betrekking tot salarisverhogingen en promoties
behalve
-
I-9 belastingformulier: dit document controleert of een werknemer legaal in de Verenigde Staten kan werken. Zorg ervoor dat u kopieën van de juridische referenties van uw werknemer verstrekt om de geschiktheid te controleren (dat wil zeggen paspoorten, groene kaarten, geboorteakten, enz.)