soyez prêt à donner une orientation à toutes les nouvelles recrues le premier jour., Emmenez – les rencontrer le personnel, montrez-leur la salle de pause et soyez poli et optimiste. Après tout, partir du bon pied signifie que vous êtes plus susceptible de le rester à l’avenir. À un moment donné, vous devriez examiner tous les documents, y compris le manuel de L’employé, qui décrit les politiques et les lignes directrices de l’entreprise (nous discuterons de votre manuel plus loin dans ce guide).
selon le type de travail qu’ils effectuent, il est judicieux de demander à votre employé de signer un accord de Non-divulgation (NDA) s’il traite des informations sensibles., Une NDA est un contrat juridique entre vous (la société) et l’employé qui spécifie que les informations confidentielles ne peuvent pas être partagées avec des tiers. Vous avez une idée innovante qui va bouleverser votre industrie? Ne vous inquiétez pas; une NDA vous permettra d’obtenir un recours juridique si un employé (ou un ex-employé) divulgue les secrets de votre entreprise.
Après avoir répondu à toutes les questions que votre employé pourrait avoir, assurez-vous d’obtenir leur signature sur leur manuel (après l’avoir lu bien sûr) et leur NDA.,C’est un bon moment pour distribuer toute autre information importante que vous pourriez avoir pour eux, comme des formulaires fiscaux ou des paquets de soins de santé.
Où dois-je conserver toute cette paperasse?
tous ces documents signés devraient être versés dans un dossier personnel. Ceux-ci peuvent être des fichiers papier ou des fichiers en ligne, ou, mieux encore, les deux. Assurez-vous simplement que vous (et vous seul) pouvez y accéder chaque fois que vous en avez besoin.
comme votre entreprise continue de se développer et d’embaucher plus d’employés, il sera nécessaire de garder organisé et de sauvegarder ces fichiers dans un endroit sûr disponible uniquement pour votre équipe RH., Les dossiers sont importants à conserver non seulement pour référence future, mais à des fins juridiques. Tous les documents doivent être rassemblés dans un dossier personnel, à l’exception de leur formulaire fiscal I-9. Il est recommandé de conserver tous les I-9 dans un fichier maître séparé.
Vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez conserver dans un dossier personnel de l’employé:
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Curriculum Vitae, poste, description: Ces documents doivent clairement définir les responsabilités et les devoirs de l’employé. Aussi, il est une bonne idée de garder leur CV pour référence future.,
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contacter en cas d’Urgence: En cas d’urgence, chaque employé doit fournir un contact d’urgence.
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formulaire de dépôt Direct: si vous offrez le dépôt direct et que votre employé choisit de participer, conservez tous les documents pertinents, qui comprennent généralement les informations de son compte bancaire et l’autorisation signée.
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accord de Non-divulgation (NDA): un NDA est un contrat juridique entre vous (la société) et l’employé qui spécifie que les informations confidentielles ne peuvent pas être partagées avec des tiers. Si votre employé en a signé un, conservez-le dans son dossier.,
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contrat de travail signé: un contrat de travail énonce les Termes et conditions de l’offre d’emploi et de la relation de travail.
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formulaire IRS W-4 (Certificat d’allocation de retenue à la source): ce formulaire est utilisé pour déterminer le montant de la retenue d’impôt à déduire du salaire des employés.
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Déclaration des nouvelles embauches: les employeurs doivent informer l’état des nouvelles embauches. Les règles varient dans chaque État, alors assurez-vous de parler à un avocat de ce que vous devez faire.,
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Convention D’Invention des employés: si vous développez des produits, des conceptions ou d’autres propriétés intellectuelles, demandez à tout le monde de signer une convention d’Invention des employés. Il devrait indiquer que l’employeur est propriétaire de toutes les inventions pertinentes développées pendant le temps de l’employé avec l’entreprise. Ou, il pourrait indiquer que l’employé possède ce qu’il ou elle invente. Cela dépend juste de ce que vous voulez ici.
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Manuel de L’employé signé: en signant son Manuel, votre employé accepte les dispositions que vous énoncez. Gardez ça avec leur dossier. Pour en savoir plus sur les manuels, Cliquez ici.,
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documents en cours: évaluations du rendement et documentation relative aux augmentations de salaire et aux promotions
sauf
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formulaire fiscal I-9: ce document vérifie si un employé peut travailler légalement aux États-Unis. Assurez-vous de faire des copies des informations d’identification légales fournies par votre employé pour vérifier l’admissibilité (c.-à-d. passeports, cartes vertes, certificats de naissance, etc.)