Essere pronti a dare un orientamento per tutti i nuovi assunti il loro primo giorno., Portarli in giro per incontrare il personale, mostrare loro la sala pausa, ed essere educato e ottimista. Dopo tutto, partendo con il piede giusto significa che è più probabile che rimanere in quel modo in futuro. Ad un certo punto, dovresti rivedere tutti i documenti, incluso il Manuale dei dipendenti, che delinea le politiche e le linee guida aziendali (discuteremo il tuo manuale più avanti in questa guida).
A seconda del tipo di lavoro che stanno facendo, è una buona idea convincere il dipendente a firmare un accordo di non divulgazione (NDA) se ha a che fare con informazioni sensibili., Un NDA è un contratto legale tra te (la società) e il dipendente che specifica che le informazioni riservate non possono essere condivise con parti esterne. Hai un’idea innovativa che sconvolgerà il tuo settore? Non ti preoccupare; un NDA proteggerà permetterà di ottenere qualche ricorso legale dovrebbe un dipendente (o ex-dipendente) versare i segreti aziendali.
Dopo aver risposto a tutte le domande che il tuo noleggio potrebbe avere, assicurati di ottenere la loro firma sul loro manuale (dopo averlo letto ovviamente) e la loro NDA.,Questo è un momento intelligente per distribuire qualsiasi altra informazione importante che potresti avere per loro, come moduli fiscali o pacchetti di assistenza sanitaria.
Dove devo tenere tutti questi documenti?
Tutti questi documenti firmati dovrebbero andare in un file personale. Questi possono essere file cartacei o file online, o, meglio ancora, entrambi. Assicurati solo che tu (e solo tu) possa accedervi ogni volta che ne hai bisogno.
Mentre la tua azienda continua ad espandersi e ad assumere più dipendenti, sarà necessario organizzarsi e salvare questi file in un luogo sicuro disponibile solo per il tuo team HR., I record sono importanti da mantenere non solo per riferimento futuro, ma per scopi legali. Tutti i documenti devono essere raccolti in un file personale ad eccezione del loro modulo fiscale I – 9. Si consiglia di tenere tutti i-9 in un file master separato.
Di seguito troverai la maggior parte di tutto ciò che dovresti tenere in un file del personale dei dipendenti:
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Curriculum, posizione lavorativa, descrizione: questo lavoro di ufficio dovrebbe definire chiaramente le responsabilità e i doveri del dipendente. Inoltre, è una buona idea mantenere il loro curriculum per riferimento futuro.,
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Contatto di emergenza: in caso di emergenza, ogni dipendente deve fornire un contatto di emergenza.
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Modulo di deposito diretto: se offri un deposito diretto e il tuo dipendente sceglie di partecipare, conserva tutti i documenti pertinenti, che di solito includono le informazioni sul conto bancario e l’autorizzazione firmata.
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Non-Disclosure Agreement (NDA): Un NDA è un contratto legale tra te (la società) e il dipendente che specifica che le informazioni riservate non possono essere condivise con parti esterne. Se tu avessi il tuo dipendente firmare uno, tenerlo con il loro file.,
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Contratto di lavoro firmato: un contratto di lavoro stabilisce i termini e le condizioni dell’offerta di lavoro e del rapporto di lavoro.
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Modulo IRS W-4 (withholding allowance certificate): Questo modulo viene utilizzato per determinare l’importo della ritenuta fiscale da detrarre dai salari dei dipendenti.
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Nuovo rapporto di noleggio: i datori di lavoro devono notificare lo stato delle nuove assunzioni. Le regole variano in ogni stato, quindi assicuratevi di parlare con un avvocato su ciò che è necessario fare.,
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Employee Invention Agreement: se stai sviluppando prodotti, progetti o altre proprietà intellettuali, chiedi a tutti di firmare un accordo per l’invenzione dei dipendenti. Dovrebbe indicare che il datore di lavoro possiede tutte le invenzioni pertinenti sviluppate durante il tempo del dipendente con l’azienda. Oppure, potrebbe affermare che il dipendente possiede ciò che lui o lei inventa. Dipende solo da cosa vuoi qui.
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Manuale dei dipendenti firmato: firmando il loro manuale, il tuo dipendente accetta le disposizioni che disponi. Tienilo con il loro fascicolo. Per saperne di più sui manuali, clicca qui.,
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Documenti in corso: valutazioni delle prestazioni e documentazione relativa agli aumenti salariali e alle promozioni
TRANNE
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I-9 Modulo fiscale: Questo documento verifica se un dipendente può legalmente lavorare negli Stati Uniti. Assicurati di fare copie delle credenziali legali che il tuo dipendente fornisce per verificare l’idoneità (ad esempio passaporti, carte verdi, certificati di nascita, ecc.)