Co To jest System POS?
można myśleć o systemach punktów sprzedaży (PoS) jak o zwykłych kasach, ale ewoluują one, aby robić znacznie więcej. Mogą integrować się z urządzeniami mobilnymi i usługami w chmurze oraz spełniać wymagania programowe i sprzętowe użytkowników. Ponadto można z nich korzystać z back-endowych systemów księgowych i procesorów płatności kartami kredytowymi. Wiele małych i średnich firm (SMB) korzysta z tego typu usług POS obsługujących chmurę bez konieczności utrzymywania fizycznego serwera zaplecza w wielu lokalizacjach.,
systemy POS integrują się teraz płynniej z innymi aplikacjami zaplecza, takimi jak zarządzanie relacjami z klientami (CRM) i zarządzanie zapasami.
chociaż dostępnych jest kilka rodzajów rozwiązań do przetwarzania płatności, w tym Czytniki kart kredytowych i różne nowe metody płatności mobilnych, systemy POS, które sprawdziliśmy, to pełne kasy fiskalne. Oznacza to, że komunikują się z back-endowym oprogramowaniem księgowym i mogą obsługiwać wiele rodzajów płatności.,
Mimo motywu kasy, kiedy ludzie mówią o systemach POS, odnoszą się głównie do oprogramowania, które może być oparte na kliencie lub chmurze. To dlatego, że jest to oprogramowanie, które pozwala śledzić sprzedaż, wystawiać paragony i wykonywać funkcje back-office. Takie funkcje obejmują wymianę zapasów, śledzenie produktywności pracowników i zwracanie uwagi na to, co się sprzedaje, a co nie. systemy POS, które sprawdziliśmy, koncentrują się głównie na małych i średnich firmach, które sprzedają od jednego do 25 punktów sprzedaży, chociaż kilka może obsłużyć do 100.,
kolejnym ważnym aspektem oprogramowania POS jest szerokie wsparcie dla nowych systemów płatności. Twoi klienci mogą teraz korzystać głównie z jednej lub dwóch metod płatności, ale podaj, jak szybko opcje płatności mogą się zmienić, ci klienci mogą wkrótce poprosić o nowe opcje. Najlepiej jest mieć system POS, który ma wbudowaną elastyczność płatności, zamiast konieczności wymiany nowego systemu., Jeśli zastanawiasz się, jakie opcje płatności powinien obsługiwać Twój POS, rozważ Wykres popularnych tradycyjnych metod płatności opracowany przez firmę badawczą Statista na podstawie badania konsumenckiego przeprowadzonego przez firmę w marcu 2019 roku.
najbardziej popularne metody płatności konsumenckich, 2018-2019
(zdjęcie credit: Statista)
Kluczowe funkcje oprogramowania
celem dobrego systemu POS jest umożliwienie ci płacenia za produkty i usługi., Istnieje wiele sposobów, w jaki ludzie otrzymują dziś pieniądze, a Twój system POS powinien obsługiwać wszystkie potrzebne metody, w tym gotówkę, czeki oraz karty kredytowe i debetowe. Niektóre, ale nie wszystkie, akceptują również „zbliżeniowe” rodzaje płatności, takie jak Amazon Pay lub Apple Pay.
ważnym czynnikiem, który należy pamiętać, jest to, że wprowadzenie Europay, MasterCard i Visa (EMV), lub chipowane karty, ma skomplikowane rzeczy dla małych dostawców. EMV jest standardem, który mówi się, że zapewnia większe bezpieczeństwo niż technologia machnięcia i podpisania, z której korzystamy od ostatniej dekady., Możliwość „zanurzenia” tych kart oznacza dodatkowy lub nowy sprzęt, za który niektóre systemy POS pobierają nieco więcej.
Po przekroczeniu minimalnej funkcjonalności, w zależności od potrzeb Twojej firmy, istnieją inne funkcje, których będziesz chciał szukać. Funkcje te obejmują na przykład możliwość korzystania przez klientów z dwóch rodzajów płatności lub umożliwienia zwrotów, specjalnych cen (dla sprzedaży lub klientów specjalnych), kart upominkowych i cen gwałtownych.,
kolejnym szybko rosnącym standardem jest transakcja near-field communications (NFC), która jest elektronicznym systemem płatności spopularyzowanym przez gigantów mobilnych, takich jak Apple Pay i Google Wallet ( w Google Pay) . Upewnienie się, że kandydat do systemu POS poradzi sobie z tymi nowymi systemami, to tylko połowa równania. Druga połowa dotyczy tego, czy wdrożenie to irytuje lub zadowoli Twoich klientów, a także tego, czy pomoże lub utrudni wysiłki związane z przestrzeganiem standardów Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).,
kolejnym krytycznym obszarem może nie być trend POS, ale nadal jest to coś, na co musisz zwrócić szczególną uwagę: wsparcie produktu. Jeśli System ulegnie awarii na początku pracowitego okresu, jak łatwo jest skontaktować się z kimś przez telefon? To jest pytanie, które często można rozwiązać, płacąc za odpowiedni plan wsparcia. Ale to, że masz kogoś przez telefon nie oznacza, że Twój system jest z powrotem online; nadal tracisz przychody za każdym razem, gdy niecierpliwy klient wychodzi ze sklepu., Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest tutaj niezbędne i jest to szczególnie prawdziwe w przypadku systemów POS opartych na chmurze. Systemy te mogą cierpieć nie tylko z powodu problemów z oprogramowaniem, ale także z powodu problemów z łącznością z Internetem. Zapewnienie, że Dostawca będzie cię wspierał w takich sytuacjach, jest kluczowe, ale wiedza o tym, w jaki sposób i skąd będzie pochodzić wsparcie, również ma kluczowe znaczenie. Trochę więcej o tym później.,
kwestie sprzętowe
i chociaż połowa oprogramowania w równaniu systemu POS jest prawdopodobnie najważniejsza, zwłaszcza w rozwiązaniu opartym na chmurze, wiele firm detalicznych nadal będzie wymagać połowy sprzętowej. W tym duchu jednym z najbardziej popularnych trendów w dzisiejszych systemach POS jest mobilność. Odnosi się to do możliwości przeniesienia funkcji POS zza stacji kasowej do rąk wędrownych pracowników w celu szybszych, bardziej zorientowanych na klienta transakcji biznesowych., Trend ten dodaje nowe obszary znaczenia nawet do zwykłej konfiguracji systemu POS, w tym dodatkowy nacisk na łączność bezprzewodową, Bezpieczeństwo i obsługę punktów końcowych na tablecie lub nawet smartfonie. Większość nowoczesnych systemów POS działa na powszechnie dostępnych tabletach, takich jak Apple iPad (w Amazon) lub Microsoft Surface Pro. Wiele z nich oferuje również dedykowane systemy sprzętowe i dodatki, takie jak suwaki kart, drukarki paragonów, szuflady kasowe i skanery kodów kreskowych.
zaletą systemów opartych na tabletach jest ich mobilność., Możesz przetwarzać płatności na podłodze sklepu „S (szczególnie przydatne do cięcia linii w kasie w pracowitych porach roku), na targach, lub na zewnątrz pop-up shop. Systemy takie jak Square Point Of Sale są znane z oferowania małych kluczy sprzętowych, które łączą się z tabletem i pozwalają przesuwać karty kredytowe w podróży. Chociaż może nie od razu potrzebujesz tego typu mobilności, dobrze jest wiedzieć, że jest ona dostępna.
Kolejną zaletą jest ilość informacji, którą możesz dostarczyć klientom., Urządzenie POS na pulpicie można czasami odwrócić, aby klient mógł podpisać się na ekranie lub wprowadzić informacje kontaktowe. Ponadto niektóre stany (takie jak Kalifornia) wymagają teraz udostępnienia pewnego rodzaju ekranu skierowanego do klienta, dzięki czemu klienci mogą przeglądać informacje o sprzedaży, gdy sprzedaż jest prowadzona.
funkcjonalność zaplecza
dzisiejsze solidne systemy POS to coś więcej niż tylko przyjmowanie płatności. Mogą skutecznie śledzić twoje zapasy, klientów i pracowników. Dobry system POS musi być w stanie śledzić, co zostało sprzedane i ile przedmiotów pozostało., Gdy przedmioty zostaną wyprzedane, system POS może powiadomić cię z wyprzedzeniem, abyś mógł uzupełnić zapasy. Firmy mogą oczekiwać, że ich system POS będzie w stanie podgrupować elementy; na przykład, powinien powiedzieć, czy”re out of blue birdcages, ale nadal mają trzy czerwone birdcages. Powinieneś być w stanie wydrukować Kody kreskowe dla wszystkich przedmiotów, które nie mają już uniwersalnych kodów produktów (UPC), dzięki czemu można je zeskanować podczas sprzedaży.
możliwość dostarczania analiz to kolejna kluczowa cecha, którą oferują niektóre systemy POS. Analityka pozwala firmom sprawdzić, jakie produkty sprzedają się kiedy i komu., Jeśli można przewidzieć, że dwa razy więcej czerwonych filiżanek kawy są sprzedawane w listopadzie niż w kwietniu, to ” ll know how many to order. Jeśli sprzedaż tanich cukierków radykalnie wzrasta w każdy dzień tygodnia, gdy lokalne dzieci wychodzą ze szkoły, możesz wynająć dodatkowego sprzedawcę popołudniami, aby pomóc w załatwianiu spraw
śledzenie pracowników jest również przydatne. Twój system POS powinien być w stanie zegara pracowników i wyjść, i oferują różne poziomy bezpieczeństwa w zależności od statusu pracowników., W ten sposób na przykład kasjer nie będzie miał dostępu do tych samych funkcji zaplecza, które ma menedżer.
wreszcie, jest to przydatne dla systemu POS do zbierania informacji o klientach, które mogą być wykorzystane do programów lojalnościowych i innych strategii promocyjnych. Niektóre systemy oferują funkcjonalność zbliżoną do tej oferowanej przez pakiety CMS; na przykład wysyłanie e-maili do klientów, aby podziękować im za sprzedaż, reklamować okazje lub oferować kupony i oferować inne korzyści lojalnościowe.
coś, o czym należy pamiętać: upewnij się, że system POS może działać w trybie offline., Sieci mogą ulec awarii w najbardziej niewygodnych momentach, zwłaszcza jeśli sprzedajesz na osobistym wydarzeniu. Chcesz być w stanie utrzymać sprzedaż, nawet jeśli Twój system POS może być tymczasowo niedostępny z Twoim zapleczem.
a jeśli chcesz prowadzić biznes zarówno online, jak i osobiście, niektóre systemy POS oferują możliwość stworzenia sklepu internetowego, który będzie pobierał z tej samej bazy zapasów, co twój sklep stacjonarny. W rzeczywistości obecność online stała się tak konieczna, że niektóre systemy, takie jak Shopify POS i Vend POS, zawierają ją jako część swojego pakietu., Jeśli zaczynasz małą firmę detaliczną, może to być ważna cecha do rozważenia.
chociaż wszystkie te dane są z pewnością cenne, konsolidacja ich w centralnej lokalizacji, zwłaszcza jeśli masz wiele lokalizacji handlowych, może się nie tylko skomplikować, ale także zagrozić dużej ilości danych osobowych w otwartym Internecie. Aby pomóc, rozważ przechowywanie danych u bezpiecznego dostawcy usług przechowywania w chmurze klasy biznesowej i upewnij się, że wszystkie sesje między systemem POS a dowolnym zdalnym miejscem docelowym są zabezpieczone przez wirtualną sieć prywatną (VPN).,
przetwarzanie płatności
pamiętaj, że jeśli zamierzasz akceptować karty kredytowe i debetowe (a większość firm musi), będziesz potrzebować usługi, która może przetwarzać te płatności. Ta usługa będzie również kosztować procent twojego udziału. Kilka usług, takich jak Square Point Of Sale, oferuje usługi POS za darmo, o ile przetwarzasz za ich pośrednictwem płatności. Inne, takie jak Intuit QuickBooks Point Of Sale i Shopify POS, pobierają miesięczną stawkę subskrypcji za korzystanie z oprogramowania i dodatkową opłatę za przetwarzanie płatności., Jeszcze inne, takie jak NCR Silver i Vend POS, nie świadczą usług przetwarzania samodzielnie, ale współpracują z wieloma stronami trzecimi. Inne podmioty świadczące własne usługi przetwarzania będą również współpracować z zewnętrznymi procesorami. Spośród produktów, które omawiamy tutaj w tym przeglądzie systemu POS, tylko NCR Silver pobiera jednorazową cenę za swoje oprogramowanie.
w rezultacie będziesz musiał zastanowić się nad swoimi potrzebami i tym, jak odnoszą się one do wybranego systemu POS., Jeśli już korzystasz z usługi przetwarzania płatności i chcesz się jej trzymać, będziesz chciał przyjrzeć się systemom POS, które współpracują z tym systemem (zwykle nazywane „zintegrowanym przetwarzaniem”, ponieważ płatności firmy zewnętrznej są zintegrowane z POS). Jeśli jednak zaczynasz od zera, system POS, który oferuje usługę all-in-one, może być bardzo wygodny. Jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz wiedział do kogo zadzwonić.
wsparcie produktu
systemy POS są zbudowane tak, aby były jak najprostsze w obsłudze, a większość z nich jest., Ale zawsze może pójść źle, zwłaszcza gdy masz do czynienia z funkcjami zaplecza, takimi jak inwentaryzacja lub zarządzanie personelem. Dlatego zawsze dobrym pomysłem jest posiadanie dobrego systemu wsparcia. Większość dostawców systemów POS oferuje szeroki zakres wsparcia, począwszy od artykułów, filmów i samouczków na temat korzystania z ich produktów. Większość zapewnia również pomoc w konfiguracji, jako część pakietu lub za dodatkową opłatą.,
Jeśli prowadzisz firmę, która ma weekend lub późne godziny, prawdopodobnie będziesz chciał poszukać dostawcy systemu POS, który oferuje usługi wsparcia 24/7, ponieważ nie chcesz znaleźć się bez pomocy podczas pracowitej niedzielnej sprzedaży.
aby pomóc w ocenie każdego systemu POS, w każdej recenzji zawarliśmy SmartScore i ocenę satysfakcji klienta ze strony internetowej o nazwie FinancesOnline, która ocenia rozwiązania finansowe., Według strony internetowej FinancesOnline, oblicza swoje SmartScores w oparciu o główne funkcjonalności i funkcje systemu POS, a także jego „funkcje współpracy, dostosowywanie, integracja z innymi aplikacjami, Obsługa klienta i mobilność. Wszystkie te czynniki są brane pod uwagę przy obliczaniu wyniku końcowego (w skali od 1 do 10).,”FinancesOnline czerpie oceny satysfakcji klientów z własnego algorytmu satysfakcji klienta, który” gromadzi opinie użytkowników ,komentarze i opinie w szerokim zakresie mediów społecznościowych i oblicza ocenę satysfakcji na podstawie tego, co ludzie myślą o produkcie.”
przyciągnij więcej sprzedaży
w końcu dobry system POS umożliwia łatwe dokonywanie sprzedaży, śledzenie sprzedaży i zwiększenie zdolności przyciągania większej liczby klientów, co zależy od Twoich specjalnych potrzeb. Po wybraniu systemu, który wydaje się odpowiadać Twojemu typowi i wielkości firmy, porozmawiaj z jego przedstawicielami., Następnie wypróbuj go i upewnij się, że oferuje wszystkie funkcje, które nie pasują Tylko do Twojej firmy teraz, ale także w nadchodzących latach.