Bądź gotowy, aby dać orientację dla wszystkich nowych pracowników w ich pierwszym dniu., Zabierz ich na spotkanie z personelem, pokaż im pokój socjalny i bądź uprzejmy i optymistyczny. Po tym wszystkim, zaczynając na prawej stopie oznacza, że jesteś bardziej prawdopodobne, aby pozostać w ten sposób w przyszłości. W pewnym momencie powinieneś przejrzeć wszystkie dokumenty, w tym Podręcznik pracownika, który określa zasady i wytyczne firmy (omówimy Twój podręcznik w dalszej części tego przewodnika).
w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, dobrym pomysłem jest, aby twój pracownik podpisał umowę o Zachowaniu Poufności (nda), jeśli ma do czynienia z poufnymi informacjami., NDA to umowa prawna między Tobą (firmą) a pracownikiem, która określa, że poufne informacje nie mogą być udostępniane stronom trzecim. Masz innowacyjny pomysł, który zakłóci Twoją branżę? Nie martw się; NDA ochroni cię, jeśli pracownik (lub były pracownik) wyjawi twoje tajemnice firmy.
Po udzieleniu odpowiedzi na wszelkie pytania, upewnij się, że masz ich podpis w podręczniku (oczywiście po przeczytaniu) i ich NDA.,Jest to inteligentny czas, aby rozpowszechniać wszelkie inne ważne informacje, które możesz mieć dla nich, takie jak formularze podatkowe lub pakiety opieki zdrowotnej.
gdzie mam trzymać te wszystkie dokumenty?
wszystkie te podpisane dokumenty powinny trafić do akt osobowych. Mogą to być Pliki papierowe lub pliki online lub, jeszcze lepiej, oba. Po prostu upewnij się, że (i tylko Ty) masz do nich dostęp, kiedy tylko potrzebujesz.
ponieważ Twoja firma nadal się rozwija i zatrudnia więcej pracowników, konieczne będzie utrzymanie porządku i zapisanie tych plików w bezpiecznym miejscu dostępnym tylko dla Twojego zespołu HR., Zapisy są ważne do przechowywania nie tylko w przyszłości, ale do celów prawnych. Wszystkie dokumenty powinny być zebrane w teczce personalnej z wyjątkiem formularza podatkowego I-9. Zaleca się przechowywanie wszystkich I-9 w osobnym pliku głównym.
poniżej znajdziesz wszystko, co powinieneś zachować w pliku personalnym pracownika:
-
CV, stanowisko pracy, Opis: ta dokumentacja powinna jasno określać obowiązki i obowiązki pracownika. Również, to jest dobry pomysł, aby zachować swoje CV do przyszłego odniesienia.,
-
kontakt w nagłych wypadkach: w nagłych przypadkach każdy pracownik powinien zapewnić kontakt w nagłych wypadkach.
-
formularz bezpośredniego depozytu: jeśli oferujesz bezpośredni depozyt, a twój pracownik decyduje się na udział, zachowaj wszystkie odpowiednie dokumenty, które zwykle zawierają informacje o koncie bankowym i podpisaną autoryzację.
-
Umowa o Zachowaniu Poufności (NDA): NDA jest umową prawną między Tobą (firmą) a pracownikiem, która określa, że poufne informacje nie mogą być udostępniane stronom trzecim. Jeśli twój pracownik podpisał jeden z nich, zachowaj go w aktach.,
-
podpisana umowa o pracę: umowa o pracę określa warunki oferty pracy i stosunku pracy.
-
formularz IRS w-4 (zaświadczenie o uldze u źródła): ten formularz służy do określenia kwoty podatku u źródła do odliczenia od wynagrodzeń pracowników.
-
zgłaszanie nowych pracowników: pracodawcy muszą powiadomić o stanie nowych pracowników. Zasady różnią się w każdym stanie, więc upewnij się, że porozmawiasz z prawnikiem o tym, co musisz zrobić.,
-
Umowa o wynalazek pracownika: jeśli opracowujesz produkty, projekty lub inną własność intelektualną, poproś wszystkich o podpisanie umowy o wynalazek pracownika. Powinien on stwierdzać, że pracodawca jest właścicielem wszelkich istotnych wynalazków opracowanych w czasie pracy pracownika z firmą. Albo może stwierdzić, że pracownik jest właścicielem tego, co wymyśla. To zależy, czego tu chcesz.
-
Signed Employee Handbook: podpisując swój podręcznik, Twój pracownik zgadza się z przepisami, które podajesz. Zatrzymaj to w ich aktach. Aby przeczytać więcej o podręcznikach, kliknij tutaj.,
-
dokumenty bieżące: oceny wyników i dokumentacja związana z podwyżkami wynagrodzeń i awansami
z wyjątkiem
-
i-9 formularz podatkowy: dokument ten sprawdza, czy pracownik może legalnie pracować w Stanach Zjednoczonych. Pamiętaj, aby wykonać kopie poświadczeń prawnych, które pracownik dostarcza w celu weryfikacji uprawnień (np. paszporty, zielone karty, akty urodzenia itp.)