var redo att ge en orientering för alla nya hyrningar på deras första dag., Ta dem runt för att träffa personalen, visa dem pausrummet, och vara artig och optimistisk. När allt kommer omkring, börjar på höger fot innebär att du är mer benägna att stanna så i framtiden. Vid något tillfälle bör du granska allt pappersarbete, inklusive Personalhandboken, som beskriver företagets policyer och riktlinjer (vi diskuterar din handbok senare i den här guiden).
beroende på vilken typ av arbete de gör är det en bra idé att få din anställd att underteckna ett icke-avslöjande avtal (NDA) om de hanterar känslig information., En NDA är ett juridiskt avtal mellan dig (företaget) och den anställde som anger att konfidentiell information inte kan delas med utomstående. Har en innovativ idé som kommer att störa din bransch? Oroa dig inte; en NDA kommer att skydda kan du få några juridiska regressrätt bör en anställd (eller ex-anställd) spilla dina företagshemligheter.
När du har besvarat några frågor som din hyra kan ha, se till att du får sin signatur på sin handbok (efter att de har läst det naturligtvis) och deras NDA.,Det här är en smart tid att distribuera annan viktig information du kan ha för dem, som skatteformulär eller hälso-och sjukvårdspaket.
Var ska jag behålla allt detta pappersarbete?
allt detta signerade pappersarbete ska gå in i en personalfil. Dessa kan vara pappersfiler eller online-filer, eller, ännu bättre, båda. Se bara till att du (och bara du) kan komma åt dem när du behöver.
eftersom ditt företag fortsätter att expandera och anställa fler anställda, kommer det att bli nödvändigt att hålla ordning och spara dessa filer på ett säkert ställe som endast är tillgängligt för ditt HR-team., Register är viktiga för att bevara inte bara för framtida referens utan för juridiska ändamål. Allt pappersarbete ska samlas in i en personaladress förutom deras i-9-skatteformulär. Det rekommenderas att hålla alla i-9s i en separat huvudfil.
nedan hittar du mest allt du bör hålla i en anställd personal fil:
-
återuppta, jobbposition, beskrivning: detta pappersarbete bör tydligt definiera ansvar och skyldigheter för den anställde. Det är också en bra idé att behålla sitt CV för framtida referens.,
-
nödkontakt: vid en nödsituation bör varje anställd tillhandahålla en nödkontakt.
-
Direkt Insättningsblankett: om du erbjuder direkt insättning och din anställd väljer att delta, behåll alla relevanta pappersarbete, som vanligtvis innehåller deras bankkontoinformation och undertecknad auktorisation.
-
Icke-avslöjande avtal (NDA): en NDA är ett juridiskt avtal mellan dig (företaget) och den anställde som anger att konfidentiell information inte kan delas med utomstående. Om du hade din anställd underteckna en, behåll den med sin fil.,
-
undertecknat anställningsavtal: i ett anställningsavtal anges villkoren för anställningserbjudande och anställningsförhållande.
-
IRS form W-4 (intyg om källersättning): detta formulär används för att bestämma beloppet för källskatt för att dra av från arbetstagarnas löner.
-
ny hyra rapportering: arbetsgivare måste meddela tillståndet för nya anställningar. Reglerna varierar i varje stat, så se till att du pratar med en advokat om vad du behöver göra.,
-
anställd uppfinning avtal: om du utvecklar produkter, mönster eller annan immateriell egendom, har alla underteckna en anställd uppfinning avtal. Det bör ange att arbetsgivaren äger alla relevanta uppfinningar som utvecklats under arbetstagarens tid med företaget. Eller det kan ange att arbetstagaren äger vad han eller hon uppfinner. Det beror bara på vad du vill här.
-
signerad personalhandbok: genom att signera sin handbok samtycker din anställd till de bestämmelser du anger. Behåll den med deras akt. För att läsa mer om handböcker, klicka här.,
-
löpande dokument: Resultatutvärderingar och dokumentation relaterade till löneökningar och kampanjer
utom
-
i-9 skatteblankett: detta dokument verifierar om en anställd lagligt kan arbeta i USA. Var noga med att göra kopior av de juridiska referenser som din anställd tillhandahåller för att verifiera behörighet (dvs. Pass, gröna kort, födelsebevis etc.)