Les Créances sur le Vieillissement (ou de Vieillissement, si vous préférez l’anglais Britannique) est un outil qui répertorie toutes les soldes des clients en période prédéfinie (seaux). Il montre la relation entre les factures et leurs dates d’échéance.
c’est le principal outil pour déterminer les soldes en souffrance à recouvrer., Il est utile pour la direction de l’entreprise, car il aide à évaluer l’efficacité de la fonction de contrôle du crédit.
En règle générale, nous séparons les soldes impayés dans des seaux, à des multiples de 30 jours. Cela n’est pas une exigence, et vous pouvez séparer les compartiments de la manière qui convient le mieux à votre organisation., Dans la plupart des cas, vous verrez une variation proche des plages suivantes:
- Non due (factures dont la date d’échéance n’est pas encore passée);
- 0 à 30 jours de retard;
- 31 à 90 jours de retard;
- 91 à 180 jours de retard;
- 181 à 365 jours de retard;
- 1 à 2 années.
les entreprises utilisent le vieillissement des comptes clients pour évaluer la santé financière de leur clientèle. Si la collecte des soldes impayés auprès des clients ralentit, cela peut avertir que les affaires ralentissent également., Cela peut suggérer que l’entreprise prend un risque de crédit plus élevé.
ces connaissances peuvent être cruciales pour la fonction de gestion des flux de trésorerie de l’entreprise.
Les rapports sur le vieillissement aident la direction à identifier les clients qui sont régulièrement en retard dans leurs paiements. Ensuite, ils peuvent évaluer s’il faut modifier les conditions de crédit et les politiques de ces clients ou cesser complètement de faire affaire avec eux s’ils présentent un risque important., L’analyse du vieillissement peut également donner un point de départ pour prendre des mesures dans la collecte des soldes en souffrance
le service des ventes doit également prêter attention au rapport, car il peut aider à déterminer les pratiques de vente et les conditions de crédit. Les Clients toujours en retard avec les paiements peuvent être basculés vers le paiement anticipé uniquement pour atténuer le risque.
le service de contrôle du Crédit de la société peut également utiliser le rapport vieillissant pour examiner l’état des soldes impayés et ajuster les limites de crédit de clients spécifiques en conséquence., Cela est particulièrement utile, car, dans de nombreuses entreprises, les compensations au sein du ministère ont un lien direct avec leurs niveaux de recouvrement. Ce n’est pas idéal, car les factures payées dans le passé devraient également faire partie de l’examen. Cependant, le rapport est toujours un excellent point de départ, car il fournit une indication claire des clients potentiellement problématiques.
avantages de la préparation d’un rapport sur le vieillissement
Il existe de nombreux avantages à l’exécution d’un rapport régulier sur le vieillissement des comptes clients.,
il permet aux entreprises de maintenir un niveau d’interaction adéquat avec leurs clients en leur envoyant des rappels et un suivi chaque fois qu’un client commence à retarder ses paiements. Un autre avantage provient des données fournies par le rapport concernant le comportement des clients au fil du temps. De cette façon, la direction peut réévaluer les conditions de paiement et de crédit et arrêter les affaires avec les clients causant des problèmes de trésorerie.,
ces rapports peuvent être automatisés afin que la vente à un client soit bloquée dans le système s’ils accumulent un solde impayé important et ne continuent qu’une fois que le client a effacé son solde.
Le vieillissement des créances aide la société à maintenir un budget de trésorerie sain et à identifier rapidement les risques potentiels de crédit moche.
problèmes avec le rapport sur le vieillissement des comptes clients
Il est essentiel de se rappeler que le rapport sur le vieillissement peut parfois être trompeur., Si un client a un encours important dû le lundi, mais que son jour de paiement est le vendredi, il se retrouvera dans notre rapport comme retardé. Cela pourrait indiquer qu’ils ont du mal à payer alors que cela est simplement dû à leurs politiques mal alignées.
de plus, si nous configurons mal nos crochets, nous pourrions faire face au problème suivant. Une grande quantité peut être juste un seul jour dans une catégorie de « 181 à 365 jours », mais nous la traiterons de la même manière qu’un presque à la prochaine tranche de « 1 à 2 ans », même si l’un est six mois de plus en retard. Par conséquent, il est essentiel de définir des plages de dates raisonnables., C’est également une bonne idée de faire une analyse de flux rapide en comparant la façon dont les montants des parenthèses ont changé par rapport au rapport de vieillissement précédent, et d’étudier de grandes variances.
provision pour créances douteuses
Les rapports sur le vieillissement sont un outil précieux pour évaluer et estimer les créances douteuses et la provision pour créances douteuses correspondante. Généralement, plus une facture reste ouverte, plus les chances de collecter sont minces.
Une approche courante consiste à examiner les données historiques et à voir quelle partie de chaque compartiment s’est retrouvée irrécouvrable au cours des périodes précédentes., Nous prenons ensuite le pourcentage moyen et l’appliquons au solde de notre rapport sur le vieillissement actuel dans chaque tranche. La somme de ces totaux nous donne la perte de crédit prévue pour l’entreprise. Et c’est aussi cette valeur que le service comptable comptabilise comme provision pour créances douteuses.
période de recouvrement moyenne
Une façon d’évaluer la performance de la société en termes de recouvrabilité et de minimiser les créances en souffrance depuis longtemps consiste à calculer la période de recouvrement moyenne. Nous évaluons ensuite sa tendance, en regardant comment elle se développe au fil du temps.,
Nous pouvons le calculer à partir du ratio de ventes en jours du Cycle de Conversion en espèces.
Moyenne des Créances est ici la somme de l’ouverture et de la fermeture des soldes de comptes débiteurs, divisé par deux.
Le ratio jours ventes impayés nous indique la période moyenne entre la date d’origine d’une vente et le moment où le client règle le montant., Cependant, pour arriver à la période de recouvrement moyenne, nous devons déduire la période de crédit accordée aux clients de la société.
Une option est de prendre un nombre moyen de jours pour tous les soldes impayés. Une autre consiste à les séparer en groupes si les termes varient beaucoup pour différents clients.,
inscrivez-vous à notre Newsletter pour un modèle D’analyse de Benchmark Excel gratuit
rapport de vieillissement des Comptes Clients dans Excel
la préparation du rapport est plus accessible lorsque l’entreprise utilise un ERP ou un logiciel Ces systèmes ont généralement une fonctionnalité d’analyse de vieillissement intégrée, où l’entreprise peut spécifier les plages de dates et bien plus encore. Un exemple est la possibilité d’envoyer des e-mails automatisés aux clients qui ont des soldes impayés au-dessus d’un certain seuil.,
cependant, de nombreuses entreprises n’ont pas la possibilité de générer automatiquement un rapport sur le vieillissement des comptes clients. Jetons un coup d’oeil à la façon de préparer un dans Excel facilement.
Voici une liste de toutes les factures ouvertes de notre logiciel de comptabilité. Au minimum, nous avons besoin de trois colonnes pour travailler avec — client, montant de la facture et date d’échéance. La raison pour laquelle nous travaillons avec la date d’échéance, au lieu de la date de facture, est que la facture ne devient pas en souffrance jusqu’à ce que la date d’échéance soit passée.,
Dans de nombreux cas, nous n’avons pas l’échéance de la facture de vente à l’intérieur du système. Ensuite, nous pouvons ajouter un nombre moyen de jours à chaque facture et calculer leur date d’échéance. Ou, si nous avons des conditions spécifiques avec chaque client, nous pouvons préparer un résumé des conditions de crédit de tous les clients et les faire correspondre dans nos données.
notre société a un délai de paiement de 30 jours avec tous les clients, il est donc facile de calculer la date d’échéance pour toutes les factures.,
La prochaine étape est de comparer la date d’échéance à la date de l’examen et de voir si les clients sont en retard avec les paiements ou pas.
pour ce faire, nous soustrayons la date d’échéance de la date d’examen, qui, dans notre cas, est au 31 décembre 2020.
Un résultat positif signifie qu’il y a un retard de la facture de règlement, et un résultat négatif signifie qu’il n’est pas encore exigible.,
Maintenant, pour la partie la plus amusante. Sur la base des données days_overdue, nous attribuerons un groupe ageing_group. Cela fonctionne en fournissant des parenthèses de valeurs et en regardant où la facture actuelle se situe dans ces plages, en fonction de son days_overdue. Rappelez-vous comment nous nous divisons en groupes, généralement un incrément d’un mois. C’est précisément ce que nous faisons ici.,
La formule que nous utilisons est de RECHERCHE. Cela nous permet de prendre une valeur et de la placer entre des plages de valeurs. En fonction de l’endroit où il correspond, nous retournons ensuite le nom de ce support.
ici vous pouvez voir que sur la deuxième ligne, que days_overdue est 29. C’est la valeur de la recherche. La formule prend cela et détermine qu’il se trouve entre les nombres 1 et 31, notre deuxième parenthèse dans le vecteur de recherche (le premier serait entre -9999 et 1)., Ensuite, la formule renvoie la deuxième valeur du vecteur de résultats, » 1. De 0 à 30 jours”.
Maintenant que nous avons nos catégories pour chaque facture, nous pouvons agréger les données pour la rendre plus facile à examiner et à analyser. Pour ce faire, nous créons un tableau croisé dynamique (Insert tab -> tableau croisé dynamique).
nous mettons les données de nos clients dans les lignes et divisons le solde de chaque client par les groupes vieillissants dans les colonnes.,
À ce moment, un analyste très probablement impliquer d’autres ministères. Lorsque nous examinons les données, nous pouvons mettre en évidence les soldes problématiques. Habituellement, nous ne nous concentrerons pas sur les soldes en retard avec moins de 30 jours, mais cela dépend entièrement de l’entreprise et de l’industrie. Cependant, nous pouvons immédiatement remarquer certains problèmes potentiels. Notre plus grand solde est avec Dickens-Bradtke., Nous pouvons voir que le contrôle du crédit a manqué celui-ci, car nous leur livrons toujours, même s’ils ont des soldes impayés depuis plus d’un an. Ce client pourrait devenir une perte importante pour notre entreprise, nous devons donc le signaler à la direction et enquêter davantage avec les services de vente et de contrôle du crédit.,
Une autre chose que nous pouvons faire est de ne pas seulement regarder des clients individuels, mais jetez un oeil à les totaux pour chaque groupe qui vieillit pour avoir une idée de la recouvrabilité au sein de l’entreprise. Nous avons environ 6% de nos soldes retardés de plus de 90 jours. Si cela est acceptable dépend de l’industrie et de la période de l’année. N’oubliez pas que la saisonnalité aura également un impact substantiel sur la façon dont les clients parviennent à régler leurs soldes.,
Nous pouvons prendre notre analyse plus loin en calculant les créances Douteuses Provision pour réserver à la date d’examen. En employant le pourcentage historique moyen des soldes non perçus pour chaque tranche, nous arrivons à DDA de €1,120 mille. Rappelez-vous, ce n’est pas la charge de nous réserver pour la période, mais le solde de la provision., Ce que nous faisons habituellement dans la pratique est de réserver uniquement le changement par rapport au solde du DDA de la période précédente.
Vous pouvez télécharger l’exemple de modèle dans Excel dans l’article original.
Conclusion
Le vieillissement des comptes débiteurs est un outil de gestion Populaire pour évaluer les soldes des clients en souffrance et identifier les irrégularités et problèmes potentiels., C’est une excellente idée de le préparer régulièrement et d’impliquer différents départements dans l’examen des données, permettant à l’entreprise de tirer le maximum d’informations précieuses. Cela améliorera les flux de trésorerie en permettant à la direction de prendre des décisions éclairées concernant les conditions générales des clients.
Montrez votre soutien en partageant cet article avec vos collègues et amis.