Seien Sie bereit, am ersten Tag eine Orientierung für alle Neueinstellungen zu geben., Nehmen Sie sie mit, um die Mitarbeiter zu treffen, ihnen den Pausenraum zu zeigen und höflich und optimistisch zu sein. Wenn Sie mit dem rechten Fuß beginnen, bleiben Sie in Zukunft eher so. Irgendwann sollten Sie alle Unterlagen überprüfen, einschließlich des Mitarbeiterhandbuchs, in dem die Unternehmensrichtlinien und-richtlinien beschrieben sind (wir werden Ihr Handbuch später in diesem Handbuch besprechen).
Abhängig von der Art der Arbeit, die sie ausführen, ist es eine gute Idee, Ihren Mitarbeiter dazu zu bringen, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu unterzeichnen, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt., Ein NDA ist ein gesetzlicher Vertrag zwischen Ihnen (dem Unternehmen) und dem Mitarbeiter, der angibt, dass vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden können. Haben Sie eine innovative Idee, die Ihre Branche stören wird? Keine Sorge; Ein NDA wird Ihnen auch erlauben, einen rechtlichen Rückgriff zu nehmen, sollte ein Mitarbeiter (oder Ex-Mitarbeiter) Ihre Unternehmensgeheimnisse verschütten.
Nachdem Sie alle Fragen beantwortet haben, die Ihre Mitarbeiter haben könnten, stellen Sie sicher, dass Sie ihre Unterschrift in ihrem Handbuch (nachdem sie es natürlich gelesen haben) und ihrer NDA erhalten.,Dies ist eine kluge Zeit, um andere wichtige Informationen zu verteilen, die Sie möglicherweise für sie haben, wie Steuerformulare oder Gesundheitspakete.
Wo soll ich damit die ganzen Papierkram?
All dieser unterschriebene Papierkram sollte in eine Personaldatei gehen. Dies können Papierdateien oder Online-Dateien oder, noch besser, beides sein. Stellen Sie einfach sicher ,dass Sie (und nur Sie) jederzeit darauf zugreifen können.
Da Ihr Unternehmen weiter expandiert und mehr Mitarbeiter einstellt, müssen diese Dateien organisiert und an einem sicheren Ort gespeichert werden, der nur Ihrem HR-Team zur Verfügung steht., Aufzeichnungen sind wichtig, nicht nur für zukünftige Referenz, sondern für rechtliche Zwecke zu halten. Der gesamte Papierkram sollte mit Ausnahme des I-9-Steuerformulars in einer Personalakte gesammelt werden. Es wird empfohlen, alle I-9 in einer separaten Master-Datei zu halten.
Im Folgenden finden Sie fast alles, was Sie in einer Mitarbeiter-Personaldatei aufbewahren sollten:
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Lebenslauf, Arbeitsposition, Beschreibung: Dieser Papierkram sollte die Verantwortlichkeiten und Pflichten des Mitarbeiters klar definieren. Außerdem ist es eine gute Idee, ihren Lebenslauf für zukünftige Referenz zu halten.,
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Notfallkontakt: Im Notfall sollte jeder Mitarbeiter einen Notfallkontakt bereitstellen.
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Direkteinzahlungsformular: Wenn Sie eine Direkteinzahlung anbieten und Ihr Mitarbeiter sich für die Teilnahme entscheidet, führen Sie alle relevanten Unterlagen auf, die normalerweise die Bankkontoinformationen und die unterzeichnete Autorisierung enthalten.
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Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Ein NDA ist ein gesetzlicher Vertrag zwischen Ihnen (dem Unternehmen) und dem Mitarbeiter, der angibt, dass vertrauliche Informationen nicht an Dritte weitergegeben werden können. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter unterschreiben lassen, bewahren Sie ihn mit seiner Akte auf.,
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Unterschriebener Arbeitsvertrag: Ein Arbeitsvertrag legt die Bedingungen des Stellenangebots und des Arbeitsverhältnisses fest.
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IRS-Formular W-4 (withholding allowance certificate): Dieses Formular wird verwendet, um die Höhe der Steuereinbehaltung zu bestimmen, um von den Löhnen der Arbeitnehmer abzuziehen.
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New Hire Reporting: Arbeitgeber müssen den Stand der Neueinstellungen mitteilen. Die Regeln variieren in jedem Staat, Stellen Sie also sicher, dass Sie mit einem Anwalt darüber sprechen, was Sie tun müssen.,
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Employee Invention Agreement: Wenn Sie Produkte, Designs oder anderes geistiges Eigentum entwickeln, lassen Sie alle eine Employee Invention Agreement unterzeichnen. Es sollte angegeben werden, dass der Arbeitgeber alle relevanten Erfindungen besitzt, die während der Zeit des Arbeitnehmers mit dem Unternehmen entwickelt wurden. Oder es könnte angeben, dass der Mitarbeiter besitzt, was er oder sie erfindet. Es hängt nur davon ab, was Sie hier wollen.
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Signiertes Mitarbeiterhandbuch: Mit der Unterzeichnung ihres Handbuchs stimmt Ihr Mitarbeiter den von Ihnen festgelegten Bestimmungen zu. Behalte das bei ihrer Akte. Um mehr über Handbücher zu lesen, klicken Sie einfach hier.,
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Laufende Dokumente: Leistungsbewertungen und Dokumentation im Zusammenhang mit Gehaltserhöhungen und Beförderungen
AUßER
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I-9 Steuerformular: Dieses Dokument überprüft, ob ein Mitarbeiter legal in den USA arbeiten kann. Stellen Sie sicher, dass Sie Kopien der rechtlichen Anmeldeinformationen erstellen, die Ihr Mitarbeiter zur Überprüfung der Berechtigung vorlegt (z. B. Pässe, grüne Karten, Geburtsurkunden usw.).)