Las cuentas por Cobrar Envejecimiento (o el Envejecimiento, si usted prefiere el inglés Británico) informe es una herramienta que muestra todos los no remunerados de saldos de clientes por periodos predefinidos (cubos). Muestra la relación entre las facturas abiertas y sus fechas de vencimiento.
es la herramienta principal para determinar los saldos vencidos para el cobro., Es útil para la gestión de la empresa, ya que ayuda a evaluar la eficacia de la función de control de crédito.
normalmente, separamos los saldos pendientes en cubos, en múltiplos de 30 días. Hacerlo no es un requisito, y puede separar los cubos de la manera que mejor se adapte a su organización., En la mayoría de los casos, verá una variación cercana de los siguientes rangos:
- No vencida (facturas donde la fecha de vencimiento aún no ha pasado);
- 0 a 30 días de retraso;
- 31 a 90 días de retraso;
- 91 a 180 días de retraso;
- 181 a 365 días de retraso;
- 1 a 2 años;
- Por encima de 2 años.
Las empresas utilizan el envejecimiento de las cuentas por cobrar para evaluar la salud financiera de la base de clientes de la empresa. Si el cobro de saldos pendientes de los clientes se ralentiza, esto puede advertir que el negocio también se está desacelerando., Puede sugerir que la empresa está tomando un mayor riesgo de crédito.
este conocimiento puede ser crucial para la función de gestión del flujo de caja de la empresa.
Los informes de envejecimiento ayudan a la administración a identificar a los clientes que se retrasan regularmente con sus pagos. Luego pueden evaluar si deben cambiar las condiciones y políticas de crédito para dichos clientes o dejar de hacer negocios con ellos por completo si representan un riesgo significativo., El análisis de envejecimiento también puede dar un punto de partida para tomar medidas en la recopilación de saldos vencidos
el Departamento de ventas debe prestar atención al informe también, ya que puede ayudar a determinar las prácticas de venta y los Términos de crédito. Los clientes que siempre se retrasan con los pagos se pueden cambiar a prepago solo para mitigar el riesgo.
el Departamento de control de crédito de la compañía también puede usar el informe de antigüedad para revisar el estado de los saldos pendientes y ajustar los límites de crédito de los clientes específicos en consecuencia., Esto es especialmente útil, ya que, en muchas empresas, las compensaciones dentro del departamento tienen un vínculo directo con sus niveles de cobrabilidad. Esto no es ideal, ya que las facturas pagadas en el pasado también deberían formar parte de la revisión. Sin embargo, el informe sigue siendo un gran punto de partida, ya que proporciona una clara indicación de clientes potencialmente problemáticos.
beneficios de preparar un informe de envejecimiento
hay muchas ventajas de ejecutar un informe de envejecimiento de Cuentas por cobrar regular.,
permite a las empresas mantener un nivel adecuado de interacción con sus clientes enviándoles recordatorios y seguimiento cada vez que un cliente comienza a retrasar sus pagos. Otro beneficio proviene de los datos que proporciona el informe sobre el comportamiento de los clientes a lo largo del tiempo. De esa manera, la administración puede reevaluar los Términos de pago y crédito y detener el negocio con los clientes causando problemas de flujo de efectivo.,
estos informes se pueden automatizar para que la venta a un cliente se bloquee dentro del sistema si acumulan un gran saldo pendiente, y solo continúen nuevamente después de que el cliente borre su saldo.
el envejecimiento de las cuentas por cobrar ayuda a la empresa a mantener un presupuesto de flujo de caja saludable e identificar riesgos potenciales de crédito pésimo rápidamente.
problemas con el informe de envejecimiento de Cuentas por cobrar
es crucial recordar que el informe de envejecimiento a veces puede ser engañoso., Si un cliente tiene una deuda pendiente considerable el lunes, pero su día de pago es el viernes, terminará en nuestro informe como retrasado. Esto podría indicar que están luchando con el pago cuando es simplemente debido a sus políticas desalineadas.
Además, si configuramos nuestros corchetes incorrectamente, podríamos enfrentar el siguiente problema. Una gran cantidad podría ser solo un día dentro de una categoría de «181 a 365 días», pero lo trataremos de la misma manera que uno casi en el siguiente grupo de «1 a 2 años», a pesar de que uno tiene seis meses más de retraso. Por lo tanto, es esencial establecer intervalos de fechas razonables., También es una buena idea hacer un análisis de flujo rápido comparando cómo las cantidades de los corchetes cambiaron desde el informe de envejecimiento anterior, e investigar grandes varianzas.
ajuste por deudas de cobro dudoso
los informes de antigüedad son un instrumento valioso para evaluar y estimar las deudas incobrables y el ajuste por deudas de cobro dudoso correspondiente. En general, cuanto más tiempo permanezca abierta una factura, más delgada será la oportunidad de cobrar.
un enfoque común es mirar los datos históricos y ver qué parte de cada cubo terminó siendo incobrable en períodos anteriores., Luego tomamos el porcentaje promedio y lo aplicamos al saldo de nuestro informe de envejecimiento Actual en cada tramo. La suma de estos totales nos da la pérdida de crédito esperada para el negocio. Y también es este valor que el Departamento de contabilidad contabiliza como Reserva de deuda dudosa.
período de cobro promedio
Una forma de evaluar el desempeño de la empresa en términos de cobrabilidad y minimizar las cuentas por cobrar atrasadas es calcular el período de cobro promedio. Luego evaluamos su tendencia, observando cómo se desarrolla con el tiempo.,
podemos calcularlo a partir de la relación de días de ventas pendientes del ciclo de conversión de efectivo.
Promedio de cuentas por Cobrar aquí es la suma de la apertura y de cierre de los saldos de las cuentas por cobrar, dividido por dos.
La relación de días de ventas pendientes nos muestra el período promedio entre la fecha en que se origina una venta y cuando el cliente liquida el monto., Sin embargo, para llegar al período de cobro promedio, necesitamos deducir el período de crédito otorgado a los clientes de la compañía.
Una opción es tomar un número promedio de días para que todos los saldos pendientes. Otra es separarlos en grupos si los términos varían mucho para diferentes clientes.,
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Informe de antigüedad de Cuentas por cobrar en Excel
la preparación del informe es más accesible cuando la empresa utiliza un ERP o un software de contabilidad especializado. Estos sistemas suelen tener una funcionalidad integrada de análisis de envejecimiento, donde la empresa puede especificar los intervalos de fechas y mucho más. Un ejemplo es la opción de enviar correos electrónicos automatizados a clientes que tienen saldos pendientes por encima de un cierto umbral.,
sin embargo, muchas empresas no tienen la opción de generar un informe de antigüedad de Cuentas por cobrar automáticamente. Echemos un vistazo a cómo preparar uno en Excel fácilmente.
Aquí tenemos una lista de todas las facturas abiertas de nuestro software de contabilidad. Como mínimo, necesitamos tres columnas para trabajar: cliente, cantidad de factura y fecha de vencimiento. La razón por la que trabajamos con la fecha de vencimiento, en lugar de la fecha de factura, es que la factura no se vence hasta que la fecha de vencimiento ha pasado.,
En muchos casos, no tenemos la madurez de las facturas de venta en el sistema. Luego podemos agregar un número promedio de días a cada factura y calcular su fecha de vencimiento. O, si tenemos términos específicos con cada cliente, podemos preparar un resumen de los Términos de crédito de todos los clientes y compararlos en nuestros datos.
Nuestra empresa tiene un plazo de pago de 30 días con todos los clientes, por lo que es fácil calcular la fecha de vencimiento para todas las facturas.,
El siguiente paso es comparar la fecha de vencimiento a la fecha de la revisión y ver si el cliente se retrasa en el pago o no.
lo hacemos restando la fecha de vencimiento de la fecha de revisión, que en nuestro caso, es el 31 de diciembre de 2020.
un resultado positivo significa que hay un retraso en la liquidación de la factura, y un resultado negativo significa que aún no se debe pagar.,
Ahora, para la parte divertida. Basándonos en los datos days_overdue, asignaremos un grupo de edad. La forma en que esto funciona es proporcionando corchetes de valores y mirando dónde encaja la factura actual dentro de esos rangos, en función de su days_overdue. Recuerde cómo nos dividimos en grupos, por lo general un incremento de un mes. Eso es precisamente lo que estamos haciendo aquí.,
La fórmula que utilizamos es la de BÚSQUEDA. Nos permite tomar un valor y colocarlo entre rangos de valor. Basándonos en dónde encaja, devolvemos el nombre de ese corchete.
Aquí puedes ver que en la segunda fila, days_overdue es 29. Este es el valor de búsqueda. La fórmula toma eso y calcula que se encuentra entre los números 1 y 31, nuestro segundo corchete en el vector de búsqueda (el primero sería entre -9999 y 1)., Luego, la fórmula devuelve el segundo valor del vector de resultados, » 1. 0 a 30 días».
Ahora que tenemos nuestras categorías para cada una de las facturas, podemos agregar los datos para facilitar su revisión y análisis. Para ello, creamos una tabla dinámica (Insert tab – > tabla dinámica).
ponemos los datos de nuestros clientes en las filas y dividimos el saldo de cada cliente por los grupos de antigüedad en las columnas.,
En este punto, un analista más probable es que tengamos para involucrar a otros departamentos. A medida que revisamos los datos, podemos resaltar los saldos problemáticos. Por lo general, no nos centraremos en los saldos vencidos con menos de 30 días, pero esto depende completamente del negocio y la industria. Sin embargo, podemos notar inmediatamente algunos problemas potenciales. Nuestro mayor equilibrio es con Dickens-Bradtke., Podemos ver que el control de crédito se perdió este, ya que todavía les estamos entregando, a pesar de que tienen saldos pendientes por más de un año. Este cliente podría convertirse en una pérdida significativa para nuestra empresa, por lo que tenemos que plantear esto a la dirección e investigar más a fondo con los departamentos de ventas y control de crédito.,
Otra cosa que podemos hacer es no mirar solamente a clientes individuales, pero echa un vistazo a los totales de cada grupo de envejecimiento para tener una idea de la capacidad de recuperación dentro de la empresa. Tenemos alrededor del 6% de nuestros saldos retrasados por más de 90 días. Si esto es aceptable depende de la industria y la época del año. Recuerde, la estacionalidad también tendrá un impacto sustancial en la forma en que los clientes logran liquidar sus saldos.,
Podemos tomar nuestro análisis un paso más allá mediante el cálculo de la provisión para Deudas Dudosas libro en la fecha de revisión. Al emplear el porcentaje histórico promedio de saldos no cobrados para cada tramo, llegamos a DDA de €1.120 mil. Recuerde, este no es el gasto que tenemos que reservar para el período, sino el saldo de la provisión., Lo que solemos hacer en la práctica es reservar solo el cambio del saldo del PDD del período anterior.
Puede descargar el modelo de ejemplo en Excel en el artículo original.
conclusión
El envejecimiento de las cuentas por cobrar es una herramienta de gestión popular para evaluar los saldos pendientes de los clientes e identificar posibles irregularidades y problemas., Es una gran idea prepararlo regularmente e involucrar a diferentes departamentos en la revisión de los datos, lo que permite a la empresa extraer la máxima cantidad de información valiosa. Al hacerlo, mejorará el flujo de efectivo al permitir que la administración tome decisiones informadas con respecto a los términos y condiciones del cliente.
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