De Vorderingen van Veroudering (of het ouder worden, als u liever Brits engels) rapport is een hulpmiddel dat een lijst geeft van alle onbetaalde klant saldi door vooraf gedefinieerde datumbereiken (emmers). Het toont de relatie tussen openstaande facturen en hun vervaldata.
het is de primaire tool om achterstallige balansen te bepalen voor het verzamelen., Het is nuttig voor het management van het bedrijf, omdat het helpt om de effectiviteit van de credit control functie te evalueren.
gewoonlijk scheiden we de uitstaande saldi in emmers, met veelvouden van 30 dagen. Dit is geen vereiste, en u kunt de emmers scheiden op een manier die het beste past bij uw organisatie., In de meeste gevallen ziet u een nauwe variatie van de volgende marges:
- niet verschuldigd (facturen waarvan de vervaldatum nog niet is verstreken);
- 0 tot 30 dagen achterstallig;
- 31 tot 90 dagen achterstallig;
- 91 tot 180 dagen achterstallig;
- 181 tot 365 dagen achterstallig;
- 1 tot 2 jaar;
- boven 2 jaar.
bedrijven gebruiken de veroudering van debiteuren om de financiële gezondheid van het klantenbestand van de onderneming te evalueren. Als het verzamelen van uitstaande saldi van klanten vertraagt, dit kan waarschuwen dat het bedrijfsleven ook vertraagt., Het kan erop wijzen dat het bedrijf een hoger kredietrisico neemt.
dergelijke kennis kan van cruciaal belang zijn voor de cashflowbeheerfunctie van de onderneming.
Verouderingsrapporten helpen het management om cliënten te identificeren die regelmatig te laat zijn met hun betalingen. Dan kunnen ze beoordelen of de kredietvoorwaarden en het beleid voor dergelijke klanten te wijzigen of helemaal stoppen met het zakendoen met hen als ze een significant risico vormen., De Verouderingsanalyse kan ook een startpunt geven om actie te ondernemen bij het verzamelen van achterstallige saldi
de verkoopafdeling moet ook aandacht besteden aan het rapport, omdat het kan helpen bij het bepalen van verkooppraktijken en kredietvoorwaarden. Klanten die altijd te laat betalen, kunnen alleen om het risico te beperken overschakelen op vooruitbetaling.
de afdeling credit control van het bedrijf kan het Verouderingsrapport ook gebruiken om de status van uitstaande saldi te beoordelen en de kredietlimieten van specifieke klanten dienovereenkomstig aan te passen., Dit is vooral nuttig, omdat in veel bedrijven de vergoedingen binnen de afdeling een directe link hebben met hun collectabiliteitsniveau. Dit is niet ideaal, want in het verleden betaalde facturen moeten ook deel uitmaken van de herziening. Het verslag is echter nog steeds een goed uitgangspunt, omdat het een duidelijke indicatie geeft van potentiële problematische cliënten.
voordelen van het opstellen van een Verouderingsrapport
Er zijn veel voordelen aan het uitvoeren van een regulier Verouderingsrapport.,
Het stelt bedrijven in staat om een adequaat niveau van interactie met hun klanten te handhaven door hen herinneringen en follow-up te sturen wanneer een klant zijn betalingen begint uit te stellen. Een ander voordeel komt van de gegevens die het rapport biedt met betrekking tot het gedrag van de klanten in de tijd. Op die manier kan het management de betalings-en kredietvoorwaarden opnieuw evalueren en zaken met klanten stoppen die cashflowproblemen veroorzaken.,
dergelijke rapporten kunnen zo worden geautomatiseerd dat verkopen aan een klant binnen het systeem wordt geblokkeerd als ze een groot openstaand saldo opbouwen, en pas weer doorgaan nadat de klant zijn saldo heeft gewist.
De veroudering van de vorderingen helpt het bedrijf om een gezond kasstroombudget te behouden en potentiële risico ‘ s van slecht krediet snel te identificeren.
problemen met het Accounts Receivable Verouderingsrapport
Het is van cruciaal belang om te onthouden dat het Verouderingsrapport soms misleidend kan zijn., Als een klant op maandag een aanzienlijk openstaand bedrag heeft, maar de betaaldag is vrijdag, dan komt hij als vertraagd in ons rapport terecht. Dit kan erop wijzen dat ze worstelen met betalen als het alleen te wijten is aan hun verkeerd uitgelijnd beleid.
ook, als we onze haakjes onjuist instellen, kunnen we het volgende probleem tegenkomen. Een groot bedrag is misschien slechts een enkele dag binnen een categorie van ‘181 tot 365 dagen’, maar we zullen het op dezelfde manier behandelen als een bijna bij de volgende groep van ‘1 tot 2 jaar’, ook al is er nog zes maanden te laat. Daarom is het van essentieel belang redelijke termijnen vast te stellen., Het is ook een goed idee om een snelle flux-analyse te doen die vergelijkt hoe de bedragen van de haakjes zijn veranderd ten opzichte van het vorige Verouderingsrapport, en grote variaties te onderzoeken.
dubieuze Debiteurenaftrek
Verouderingsrapporten zijn een waardevol instrument voor het beoordelen en schatten van dubieuze debiteuren en de overeenkomstige dubieuze debiteurenaftrek (dda). In het algemeen, hoe langer een factuur open blijft, hoe slanker de kans om te verzamelen krijgt.
een gemeenschappelijke benadering is om historische gegevens te bekijken en te zien welk deel van elke emmer in voorgaande perioden niet te verzamelen is., We nemen dan het gemiddelde percentage en passen het toe op de balans van ons huidige verouderingsrapport in elke hoek. De som van deze totalen geeft ons het verwachte kredietverlies voor het bedrijf. En het is ook deze waarde die de boekhoudafdeling boekt als dubieuze Schuldtoelage.
gemiddelde incassoperiode
een manier om de prestaties van de onderneming in termen van incasseerbaarheid en het minimaliseren van langverwachte vorderingen te evalueren, is door de gemiddelde incassoperiode te berekenen. Vervolgens beoordelen we de trend en kijken we hoe deze zich in de loop van de tijd ontwikkelt.,
We kunnen het berekenen uit de Days Sales Outstanding ratio van de Cash Conversion Cycle.
gemiddelde vorderingen hier is de som van de openings-en eindsaldi van vorderingen, gedeeld door twee.
De Days Sales Outstanding ratio toont ons de gemiddelde periode tussen de datum waarop een verkoop begint en het moment waarop de klant het bedrag afrekent., Om echter tot de gemiddelde incassoperiode te komen, moeten we de kredietperiode Aftrekken die aan de klanten van het bedrijf wordt gegeven.
Een optie is om een gemiddeld aantal dagen voor alle uitstaande saldi. Een andere is om ze te scheiden in groepen als de voorwaarden variëren veel voor verschillende klanten.,
Meld u aan voor onze nieuwsbrief voor een gratis Excel Benchmark Analysis Template
Accounting Aging Report in Excel
Het opstellen van het rapport is toegankelijker wanneer het bedrijf een ERP of gespecialiseerde boekhoudsoftware gebruikt. Dergelijke systemen hebben meestal een geïntegreerde Verouderingsanalyse functionaliteit, waar het bedrijf de datumbereiken en nog veel meer kan opgeven. Een voorbeeld is de optie om geautomatiseerde e-mails te sturen naar klanten die uitstaande saldi boven een bepaalde drempel hebben.,
echter, veel bedrijven hebben niet de mogelijkheid om een Accounts Receivable Verouderingsrapport automatisch te genereren. Laten we eens kijken hoe je er gemakkelijk een in Excel kunt voorbereiden.
Hier hebben we een lijst van alle openstaande facturen van onze boekhoudsoftware. We hebben minimaal drie kolommen nodig om mee te werken — klant, factuurbedrag en vervaldatum. De reden dat we werken met de vervaldatum, in plaats van de factuurdatum, is dat de factuur niet te laat is voordat de vervaldatum is verstreken.,
hebben niet de looptijd van de verkoopfacturen binnen het systeem. Dan kunnen we een gemiddeld aantal dagen aan elke factuur toevoegen en hun vervaldatum berekenen. Of, als we specifieke voorwaarden hebben met elke klant, kunnen we een overzicht van de kredietvoorwaarden van alle klanten opstellen en deze matchen in onze gegevens.
ons bedrijf heeft een betalingstermijn van 30 dagen voor alle klanten, dus het is gemakkelijk om de vervaldatum voor alle facturen te berekenen.,
de volgende stap is de vervaldatum te vergelijken met de datum van de herziening en te zien of cliënten al dan niet te laat zijn met betalingen.
We doen dat door de vervaldatum af te trekken van de herzieningsdatum, die in ons geval 31 December 2020 is.
een positief resultaat betekent dat er een vertraging is met de factuurafwikkeling, en een negatief resultaat betekent dat het nog niet betaald moet worden.,
nu, voor het leuke gedeelte. Op basis van de days_overdue data, zullen we een ageing_group toewijzen. De manier waarop dit werkt is door het verstrekken van haakjes van waarden en kijken naar waar de huidige factuur past binnen die bereiken, op basis van zijn days_overdue. Vergeet niet hoe we splitsen in groepen, meestal een toename van een maand. Dat is precies wat we hier doen.,
De formule die we gebruiken is opzoeken. Het stelt ons in staat om een waarde te nemen en deze tussen waardebereiken te plaatsen. Gebaseerd op waar het past, geven we dan de naam van die beugel terug.
Hier kunt u zien dat op de tweede rij days_overdue 29 is. Dit is de opzoekwaarde. De formule neemt dat en komt erachter dat het tussen de getallen 1 en 31 zit, onze tweede haakje in de opzoekvector (de eerste zou tussen -9999 en 1 zijn)., Vervolgens retourneert de formule de tweede waarde van de resultatenvector, “1. 0 tot 30 dagen”.
nu we onze categorieën voor elke factuur hebben, kunnen we de gegevens samenvoegen om het gemakkelijker te maken om te beoordelen en te analyseren. Om dat te doen, maken we een draaitabel (Tab invoegen -> draaitabel).
We zetten de gegevens van onze cliënten in de rijen en splitsen het saldo van elke cliënt per de verouderingsgroepen in de kolommen.,
Op dit moment zal een analist waarschijnlijk andere afdelingen moeten betrekken. Als we de gegevens bekijken, kunnen we problematische balansen benadrukken. Meestal zullen we ons niet richten op saldi achterstallig met minder dan 30 dagen, maar dit hangt volledig af van het bedrijf en de industrie. We kunnen echter onmiddellijk een aantal potentiële problemen opmerken. Onze grootste balans is met Dickens-Bradtke., We kunnen zien dat kredietcontrole deze gemist heeft, omdat we nog steeds leveren aan hen, ook al hebben ze uitstaande saldi voor meer dan een jaar. Deze klant kan een aanzienlijk verlies voor ons bedrijf worden, dus moeten we dit aan het management voorleggen en verder onderzoeken met de sales en credit control afdelingen.,
Een ander ding dat we kunnen doen is kijken niet alleen naar individuele klanten, maar neem een kijkje op de totalen voor elke veroudering van de groep om een gevoel te krijgen van de inbaarheid binnen het bedrijf. We hebben ongeveer 6% van onze saldi vertraagd met meer dan 90 dagen. Of dit aanvaardbaar is, hangt af van de industrie en de tijd van het jaar. Vergeet niet, seizoensgebondenheid zal ook een aanzienlijke impact hebben op hoe klanten erin slagen om hun saldi af te wikkelen.,
Kunnen We onze analyse een stap verder door het berekenen van de Dubieuze debiteuren te boeken op de review-date. Door gebruik te maken van het gemiddelde historische percentage van niet-geïnde saldi voor elke beugel, komen we op DDA van €1.120 duizend. Vergeet niet, dit is niet de kosten die we moeten boeken voor de periode, maar de balans van de voorziening., Wat we meestal doen in de praktijk is om alleen de verandering ten opzichte van de DDA-balans van de vorige periode te boeken.
u kunt het voorbeeldmodel in Excel downloaden in het oorspronkelijke artikel.
conclusie
De veroudering van debiteuren is een populair managementinstrument om uitstaande saldi van klanten te evalueren en mogelijke onregelmatigheden en problemen te identificeren., Het is een geweldig idee om het regelmatig voor te bereiden en verschillende afdelingen te betrekken bij het beoordelen van de gegevens, zodat het bedrijf de maximale hoeveelheid waardevolle inzichten kan trekken. Dit zal de cashflow verbeteren door het management in staat te stellen weloverwogen beslissingen te nemen over de voorwaarden van de klant.
Toon uw steun door dit artikel te delen met collega ‘ s en vrienden.