As contas a receber de Envelhecimento (ou para o Envelhecimento, se você preferir o inglês Britânico) relatório é uma ferramenta que lista todos os não pagos saldos de clientes por pré-definidos intervalos de datas (baldes). Mostra a relação entre as facturas abertas e as datas de vencimento.
é a ferramenta principal para determinar saldos atrasados para a coleta., É útil para a gestão da empresa, pois ajuda a avaliar a eficácia da função de controle de crédito.normalmente, separamos os saldos pendentes em baldes, em múltiplos de 30 dias. Fazer isso não é um requisito, e você pode separar os baldes de uma forma que melhor se encaixa na sua organização., Na maioria dos casos, você vai ver alguns de perto a variação dos seguintes intervalos:
- Não devido (facturas onde a data de vencimento não passou ainda);
- 0 a 30 dias vencidos;
- 31 a 90 dias de atraso;
- 91 a 180 dias vencidos;
- 181 a 365 dias de atraso;
- 1 a 2 anos;
- Acima de 2 anos.
As empresas utilizam as contas a receber para avaliar a saúde financeira da base de clientes da empresa. Se a recolha de saldos pendentes dos clientes abrandar, isso pode alertar que o negócio também está a abrandar., Pode sugerir que a empresa está a assumir um risco de crédito mais elevado.este conhecimento pode ser crucial para a função de gestão dos fluxos de caixa da empresa.relatórios de envelhecimento ajudam a gerência a identificar clientes que estão regularmente atrasados com seus pagamentos. Em seguida, eles podem avaliar se mudar as condições de crédito e políticas para esses clientes ou deixar de fazer negócios com eles, se eles representam um risco significativo., A análise de envelhecimento também pode dar um ponto de partida para tomar medidas na coleta de saldos atrasados
O departamento de vendas deve prestar atenção ao relatório, bem como, como ele pode ajudar a determinar práticas de venda e condições de crédito. Os clientes que estão sempre atrasados com os pagamentos podem ser transferidos para o pré-pagamento apenas para mitigar o risco.o departamento de controle de crédito da empresa também pode usar o relatório de envelhecimento para rever o status dos saldos pendentes e ajustar os limites de crédito de clientes específicos em conformidade., Isto é especialmente útil, pois, em muitas empresas, as compensações dentro do departamento têm uma ligação direta com seus níveis de coletabilidade. Isto não é ideal, uma vez que as facturas pagas no passado também deveriam fazer parte da revisão. No entanto, o relatório continua a ser um grande ponto de partida, uma vez que fornece uma indicação clara dos clientes potencialmente problemáticos.
benefícios da preparação de um relatório de envelhecimento
há muitas vantagens em executar um relatório de envelhecimento regular de Contas a receber.,permite às empresas manter um nível adequado de interacção com os seus clientes, enviando-lhes avisos e acompanhamento sempre que um cliente começa a atrasar os seus pagamentos. Outro benefício vem dos dados que o relatório fornece sobre o comportamento dos clientes ao longo do tempo. Dessa forma, a gerência pode reavaliar os Termos de pagamento e de crédito e interromper negócios com os clientes causando problemas de fluxo de caixa.,tais relatórios podem ser automatizados de modo que a venda a um cliente é bloqueada dentro do sistema se acumularem um grande saldo pendente, e só continuar novamente após o cliente limpar o seu saldo.o envelhecimento dos créditos ajuda a empresa a manter um orçamento saudável de fluxo de caixa e a identificar riscos potenciais de crédito ruim prontamente.é crucial lembrar que o relatório de envelhecimento pode às vezes ser enganador., Se um cliente tiver uma dívida considerável na segunda-feira, mas o dia de pagamento é Sexta-feira, eles vão acabar no nosso relatório como atrasados. Isso pode indicar que eles estão lutando para pagar quando é meramente devido a suas políticas mal alinhadas.
também, se configurarmos os nossos suportes indevidamente, podemos enfrentar o seguinte problema. Uma grande quantidade pode ser apenas um único dia dentro de uma categoria de ‘181 a 365 dias’, mas vamos tratá-la da mesma forma que uma quase no próximo intervalo de ‘1 a 2 anos’, embora um esteja seis meses mais atrasado. Por conseguinte, é essencial estabelecer intervalos de datas razoáveis., É também uma boa idéia fazer uma análise de fluxo rápido comparando como as quantidades dos parênteses mudaram a partir do Relatório de envelhecimento anterior, e investigar grandes variações.os relatórios de envelhecimento são um instrumento valioso para avaliar e estimar as dívidas de cobrança duvidosa e a correspondente dívida duvidosa (DDA). Geralmente, quanto mais uma fatura permanece aberta, mais pequena é a chance de coletar.
uma abordagem comum é olhar para os dados históricos e ver que porção de cada balde acabou incolúvel em períodos anteriores., Pegamos então na porcentagem média e aplicamo-la ao balanço do nosso relatório de envelhecimento atual em cada intervalo. A soma destes totais dá-nos a perda de crédito esperada para o negócio. E é também este valor que o departamento de contabilidade contabiliza como subsídio de dívida duvidosa.
período médio de cobrança
uma forma de avaliar o desempenho da empresa em termos de colectabilidade e de minimizar os montantes a receber há muito atrasados é calcular o período médio de cobrança. Depois, avaliamos a sua tendência, analisando a forma como se desenvolve ao longo do tempo.,
Podemos calculá-lo a partir do rácio de vendas por liquidar dos dias do ciclo de Conversão de numerário.
Média de Recebíveis aqui é a soma de abertura e de encerramento, os saldos de contas a receber, dividido por dois.
the Days Sales Outstanding ratio shows us the average period between the date a sale origins and when the customer settles the amount., No entanto, para chegar ao período médio de cobrança, precisamos deduzir o período de crédito dado aos clientes da empresa.
Uma opção é levar um número médio de dias para que todos os saldos pendentes. Outra é separá-los em grupos se os termos variam muito para diferentes clientes.,
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Contas a Receber de Envelhecimento Relatório no Excel
a Preparar o relatório é mais acessível quando a empresa utiliza um ERP ou especializados software de contabilidade. Esses sistemas geralmente têm uma funcionalidade integrada de Análise de envelhecimento, onde a empresa pode especificar os intervalos de datas e muito mais. Um exemplo é a opção de enviar e-mails automatizados para clientes que têm saldos pendentes acima de um determinado limiar.,
no entanto, muitas empresas não têm a opção de gerar um relatório de envelhecimento de Contas a receber automaticamente. Vamos dar uma olhada em como preparar um no Excel facilmente.
aqui temos uma lista de todas as facturas abertas do nosso software de contabilidade. Como um mínimo, precisamos de três colunas para trabalhar com-cliente, quantidade de fatura,e data de maturidade. A razão pela qual trabalhamos com a data de vencimento, em vez da data de fatura, é que a fatura não se atrasa até que a data de vencimento tenha passado.,
Em muitos casos, não temos o prazo de vencimento das faturas de venda dentro do sistema. Em seguida, podemos adicionar um número médio de dias para cada fatura e calcular a sua data de vencimento. Ou, se tivermos termos específicos com cada cliente, podemos preparar um resumo dos Termos de crédito de todos os clientes e combiná-los em nossos dados.
nossa empresa tem um prazo de pagamento de 30 dias com todos os clientes, por isso é fácil calcular a data de vencimento para todas as faturas.,
O próximo passo é comparar a data de vencimento para a data da revisão e ver se os clientes estão atrasados com os pagamentos ou não.
Nós fazemos isso subtraindo a data de maturidade a partir da data de revisão, que no nosso caso, é a partir de 31 de dezembro de 2020.um resultado positivo significa um atraso na liquidação da fatura, e um resultado negativo significa que ainda não é devido para pagamento.,
Agora, a parte divertida. Com base nos dados days_overdue, atribuiremos um grupo de ageing_. A forma como isto funciona é fornecendo parêntesis de valores e olhando para onde a factura atual se encaixa dentro desses intervalos, com base em seu days_overdue. Lembre-se de como nos dividimos em grupos, geralmente um incremento de um mês. É precisamente isso que estamos a fazer aqui.,
A fórmula que usamos é a PESQUISA. Permite-nos tomar um valor e colocá-lo entre as gamas de valores. Com base no local onde se encaixa, depois devolvemos o nome desse suporte.
Aqui você pode ver que na segunda linha, que days_overdue é 29. Este é o valor de pesquisa. A fórmula leva isso e descobre que ele se situa entre os números 1 e 31, nosso segundo intervalo no vetor de pesquisa (o primeiro seria entre -9999 e 1)., Então a fórmula retorna o segundo valor do vetor de resultados, ” 1. 0 a 30 dias”.
Agora que temos nossa lista de categorias para cada nota fiscal, podemos agregar os dados para tornar mais fácil para rever e analisar. Para isso, criamos uma tabela Pivot (inserir tab – > pivotable).
colocamos os dados dos nossos clientes nas linhas e dividimos o saldo de cada cliente por grupos de envelhecimento nas colunas.,
neste ponto, um analista vai provavelmente envolver outros departamentos. À medida que analisamos os dados, podemos destacar equilíbrios problemáticos. Normalmente, não nos vamos concentrar em saldos atrasados com menos de 30 dias, mas isso depende inteiramente do negócio e da indústria. No entanto, podemos notar imediatamente algumas questões potenciais. O nosso maior equilíbrio é com o Dickens-Bradtke., Podemos ver que o controlo de crédito falhou esta, uma vez que ainda lhes estamos a entregar, apesar de terem saldos pendentes durante mais de um ano. Este cliente pode se tornar uma perda significativa para a nossa empresa, então temos que levantar isso para a gerência e investigar mais com os departamentos de vendas e controle de crédito.,
Outra coisa que podemos fazer é não olhar apenas para os clientes individuais, mas dê uma olhada os totais para cada envelhecimento grupo para ter uma idéia da cobrabilidade dentro da empresa. Temos cerca de 6% dos nossos saldos atrasados em mais de 90 dias. Se isso é aceitável depende da indústria e da época do ano. Lembre-se, a sazonalidade também terá um impacto substancial na forma como os clientes conseguem liquidar os seus saldos.,
Podemos tomar a nossa análise é um passo a mais, ao calcular os créditos de cobrança Duvidosa Provisão para reservar a data de revisão. Empregando a percentagem histórica média de saldos não coletados para cada classe, chegamos a DDA de €1,120 mil. Lembrem-se, esta não é a despesa que temos de reservar para o período, mas o equilíbrio da provisão., O que normalmente fazemos na prática é reservar apenas a mudança do saldo de DDA do período anterior.
Você pode baixar o exemplo de modelo em Excel no artigo original.
conclusão
o envelhecimento das contas é uma ferramenta de gestão popular para avaliar saldos pendentes dos clientes e identificar potenciais irregularidades e problemas., É uma ótima idéia prepará-lo regularmente e envolver diferentes departamentos na revisão dos dados, permitindo que a empresa tire o máximo de insights valiosos. Ao fazê-lo, melhorará o fluxo de caixa, permitindo que a gerência tome decisões informadas sobre os Termos e Condições do cliente.mostre o seu apoio compartilhando este artigo com colegas e amigos.