Die Alterung der Forderungen (oder, wenn Sie britisches Englisch bevorzugen) report ist ein Tool, das alle unbezahlten Kundenguthaben nach vordefinierten Datumsbereichen (Buckets) auflistet. Es zeigt die Beziehung zwischen offenen Rechnungen und deren Fälligkeitsdaten.
Es ist das primäre Werkzeug, um überfällige Salden für die Sammlung zu bestimmen., Es ist nützlich für das management des Unternehmens, da es hilft, die Wirksamkeit der Kredit-control-Funktion.
Typischerweise trennen wir die ausstehenden Salden in Eimern, bei Vielfachen von 30 Tagen. Dies ist keine Voraussetzung, und Sie können die Eimer so trennen, dass sie am besten zu Ihrer Organisation passen., In den meisten Fällen sehen Sie eine enge Variation der folgenden Bereiche:
- Nicht fällig (Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum noch nicht abgelaufen ist);
- 0 bis 30 Tage überfällig;
- 31 bis 90 Tage überfällig;
- 91 bis 180 Tage überfällig;
- 181 bis 365 Tage überfällig;
- 1 bis 2 Jahre;
- Über 2 Jahre.
Unternehmen nutzen die Debitorenbasis, um die finanzielle Gesundheit des Kundenstamms des Unternehmens zu bewerten. Wenn sich die Erfassung ausstehender Salden von Kunden verlangsamt, kann dies warnen, dass sich auch das Geschäft verlangsamt., Es kann darauf hindeuten, dass das Unternehmen ein höheres Kreditrisiko eingeht.
Ein solches Wissen kann für die Cashflow-Management-Funktion des Unternehmens entscheidend sein.
Alterungsberichte helfen dem Management, Kunden zu identifizieren, die regelmäßig mit ihren Zahlungen zu spät kommen. Dann können sie beurteilen, ob sie die Kreditbedingungen und-richtlinien für solche Kunden ändern oder das Geschäft mit ihnen ganz einstellen, wenn sie ein erhebliches Risiko darstellen., Die Alterungsanalyse kann auch einen Ausgangspunkt geben, um Maßnahmen zur Erfassung überfälliger Salden zu ergreifen
Die Verkaufsabteilung sollte auch auf den Bericht achten, da sie bei der Bestimmung der Verkaufspraktiken und Kreditbedingungen helfen kann. Kunden, die mit Zahlungen immer zu spät kommen, können nur zur Minderung des Risikos auf Vorauszahlung umgestellt werden.
Die Kreditkontrollabteilung des Unternehmens kann den Alterungsbericht auch verwenden, um den Status ausstehender Guthaben zu überprüfen und die Kreditlimits bestimmter Kunden entsprechend anzupassen., Dies ist besonders hilfreich, da in vielen Unternehmen die Ausgleichszahlungen innerhalb der Abteilung einen direkten Zusammenhang zu ihrer Sammelbarkeit haben. Dies ist nicht ideal, da frühere bezahlte Rechnungen ebenfalls Teil der Überprüfung sein sollten. Der Bericht ist jedoch immer noch ein guter Ausgangspunkt, da er einen klaren Hinweis auf potenziell problematische Kunden gibt.
Vorteile der Erstellung eines Alterungsberichts
Die Ausführung eines regulären Alterungsberichts für Forderungen bietet viele Vorteile.,
Unternehmen können ein angemessenes Maß an Interaktion mit ihren Kunden aufrechterhalten, indem sie ihnen Erinnerungen und Follow-up senden, wenn ein Kunde beginnt, seine Zahlungen zu verzögern. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus den Daten, die der Bericht über das Verhalten der Kunden im Laufe der Zeit liefert. Auf diese Weise kann das Management die Zahlungs-und Kreditbedingungen neu bewerten und das Geschäft mit Kunden einstellen, was zu Cashflow-Problemen führt.,
Solche Berichte können automatisiert werden, sodass der Verkauf an einen Kunden innerhalb des Systems blockiert wird, wenn er ein großes ausstehendes Guthaben ansammelt, und erst dann fortgesetzt wird, nachdem der Kunde sein Guthaben gelöscht hat.
Das Forderungsmanagement hilft dem Unternehmen, ein gesundes Cashflow-Budget aufrechtzuerhalten und potenzielle Risiken lausiger Kredite umgehend zu identifizieren.
Probleme mit dem Alterungsbericht für Forderungen
Es ist wichtig zu bedenken, dass der Alterungsbericht manchmal irreführend sein kann., Wenn ein Kunde am Montag eine beträchtliche ausstehende Fälligkeit hat, sein Zahlungstag jedoch Freitag ist, wird er in unserem Bericht als verspätet enden. Dies könnte darauf hindeuten, dass sie mit der Zahlung zu kämpfen haben, wenn dies nur auf ihre falsch ausgerichteten Richtlinien zurückzuführen ist.
Wenn wir unsere Klammern unsachgemäß einrichten, tritt möglicherweise das folgende Problem auf. Ein großer Betrag könnte nur ein einziger Tag innerhalb einer Kategorie von „181 bis 365 Tagen“ sein, aber wir werden ihn genauso behandeln wie einen fast bei der nächsten Klammer von „1 bis 2 Jahren“, obwohl einer sechs Monate überfälliger ist. Daher ist es wichtig, angemessene Datumsbereiche festzulegen., Es ist auch eine gute Idee, eine schnelle Flussanalyse durchzuführen, bei der verglichen wird, wie sich die Mengen der Klammern gegenüber dem vorherigen Alterungsbericht geändert haben, und große Abweichungen zu untersuchen.
Zweifelhafte Schuldenbeihilfe
Alterungsberichte sind ein wertvolles Instrument zur Beurteilung und Schätzung von Forderungsausfällen und der entsprechenden zweifelhaften Schuldenbeihilfe (DDA). Generell gilt: Je länger eine Rechnung offen bleibt, desto geringer ist die Abholmöglichkeit.
Ein gängiger Ansatz besteht darin, historische Daten zu betrachten und zu sehen, welcher Teil jedes Buckets in früheren Perioden nicht mehr sammelbar war., Wir nehmen dann den durchschnittlichen Prozentsatz und wenden ihn auf den Saldo unseres aktuellen Alterungsberichts in jeder Klammer an. Die Summe dieser Summen gibt uns den erwarteten Kreditverlust für das Geschäft. Und es ist auch dieser Wert, den die Buchhaltung als zweifelhaften Schuldenerlass verbucht.
Durchschnittliche Inkassozeit
Eine Möglichkeit, die Leistung des Unternehmens in Bezug auf die Einziehbarkeit und die Minimierung längst überfälliger Forderungen zu bewerten, besteht darin, die durchschnittliche Inkassozeit zu berechnen. Wir bewerten dann seinen Trend und schauen uns an, wie er sich im Laufe der Zeit entwickelt.,
Wir können es aus den Tagen Umsatz ausstehenden Verhältnis aus dem Cash-Conversion-Zyklus berechnen.
Durchschnittliche Forderungen hier ist die Summe der Eröffnungs-und Abschlusssalden der Forderungen, geteilt durch zwei.
Das Verhältnis der ausstehenden Tage zum Umsatz zeigt uns den durchschnittlichen Zeitraum zwischen dem Datum, an dem ein Verkauf stattfindet, und dem Zeitpunkt, an dem der Kunde den Betrag abrechnet., Um jedoch zur durchschnittlichen Inkassozeit zu gelangen, müssen wir die Kreditlaufzeit abziehen, die den Kunden des Unternehmens gewährt wird.
Eine Option ist eine durchschnittliche Anzahl von Tagen für alle ausstehenden Salden. Eine andere besteht darin, sie in Gruppen zu unterteilen, wenn die Begriffe für verschiedene Kunden stark variieren.,
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Debitorenbericht in Excel
Die Erstellung des Berichts ist zugänglicher, wenn das Unternehmen ein ERP oder eine spezielle Buchhaltungssoftware verwendet. Solche Systeme verfügen in der Regel über eine integrierte Alterungsanalysefunktion, in der das Unternehmen die Datumsbereiche und vieles mehr angeben kann. Ein Beispiel ist die Möglichkeit, automatisierte E-Mails an Clients zu senden, deren ausstehende Salden einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.,
Viele Unternehmen haben jedoch nicht die Möglichkeit, automatisch einen Debitorenbericht zu erstellen. Schauen wir uns an, wie man eine in Excel einfach vorbereitet.
Hier haben wir eine Liste aller offenen Rechnungen aus unserer Buchhaltungssoftware. Mindestens benötigen wir drei Spalten, mit denen wir arbeiten können — Kunde, Rechnungsbetrag und Fälligkeitsdatum. Der Grund, warum wir mit dem Fälligkeitsdatum anstelle des Rechnungsdatums arbeiten, ist, dass die Rechnung erst nach Ablauf des Fälligkeitsdatums überfällig wird.,
In vielen Fällen haben wir nicht die Reife der Verkaufsrechnungen innerhalb des Systems. Dann können wir jeder Rechnung eine durchschnittliche Anzahl von Tagen hinzufügen und deren Fälligkeitsdatum berechnen. Oder wenn wir mit jedem Kunden bestimmte Bedingungen haben, können wir eine Zusammenfassung der Kreditbedingungen aller Kunden erstellen und diese in unseren Daten abgleichen.
Unser Unternehmen hat eine 30-tägige Zahlungsfrist mit allen Kunden, so dass es einfach ist, das Fälligkeitsdatum für alle Rechnungen zu berechnen.,
Der nächste Schritt besteht darin, das Fälligkeitsdatum mit dem Datum der Überprüfung zu vergleichen und sehen Sie, ob Kunden mit Zahlungen zu spät kommen oder nicht.
Dazu subtrahieren wir den Fälligkeitstermin vom Überprüfungstermin, der in unserem Fall der 31.
Ein positives Ergebnis bedeutet eine Verzögerung beim Rechnungsabschluss und ein negatives Ergebnis bedeutet, dass es noch nicht zur Zahlung fällig ist.,
Jetzt zum Spaß. Basierend auf den days_overdue-Daten weisen wir eine agein_group zu. Dies funktioniert, indem Klammern von Werten angegeben und basierend auf days_overdue überprüft werden, wo die aktuelle Rechnung in diese Bereiche passt. Denken Sie daran, wie wir uns in Gruppen aufteilen, normalerweise um einen Monat. Genau das machen wir hier.,
die Formel, Die wir verwenden, ist LOOKUP. Es erlaubt uns, einen Wert zu nehmen und ihn zwischen Wertebereichen zu platzieren. Basierend darauf, wo es passt, geben wir dann den Namen dieser Klammer zurück.
Hier können Sie sehen, dass in der zweiten Zeile dayss_overdue 29 ist. Dies ist der Nachschlagewert. Die Formel nimmt das und findet heraus, dass sie zwischen den Zahlen 1 und 31 liegt, unserer zweiten Klammer im Nachschlagevektor (die erste wäre zwischen -9999 und 1)., Dann gibt die Formel den zweiten Wert aus dem Ergebnisvektor „1. 0 bis 30 Tage“.
Nachdem wir nun unsere Kategorien für jede Rechnung haben, können wir die Daten zu erleichtern Sie die Überprüfung und Analyse. Dazu erstellen wir eine Pivot-Tabelle (Tab einfügen – > PivotTable).
Wir legen die Daten unserer Kunden in die Zeilen und teilen den Saldo jedes Kunden nach den Alterungsgruppen in den Spalten auf.,
Zu diesem Zeitpunkt muss ein Analyst höchstwahrscheinlich andere Abteilungen einbeziehen. Wenn wir die Daten überprüfen, können wir problematische Salden hervorheben. Normalerweise konzentrieren wir uns nicht auf überfällige Salden mit weniger als 30 Tagen, aber dies hängt ganz vom Geschäft und der Branche ab. Wir können jedoch sofort einige potenzielle Probleme feststellen. Unsere größte Bilanz liegt bei Dickens-Bradtke., Wir können sehen, dass die Kreditkontrolle diese verpasst hat, da wir sie immer noch liefern, obwohl sie seit über einem Jahr ausstehende Guthaben haben. Dieser Kunde könnte zu einem erheblichen Verlust für unser Unternehmen werden, daher müssen wir dies an das Management weitergeben und die Vertriebs-und Kreditkontrollabteilungen weiter untersuchen.,
Eine andere Sache, die wir tun können, ist nicht nur auf einzelne Kunden schauen, sondern auch einen Blick bei den Summen für jede Altersgruppe ein Gefühl für die Sammelbarkeit innerhalb des Unternehmens zu bekommen. Wir haben rund 6% unserer Salden um mehr als 90 Tage verzögert. Ob dies akzeptabel ist, hängt von der Branche und der Jahreszeit ab. Denken Sie daran, Saisonalität wird auch einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie Kunden es schaffen, ihre Salden zu begleichen.,
Wir können unsere Analyse noch einen Schritt weiter gehen, indem wir den zweifelhaften Schuldenerlass berechnen zum Zeitpunkt der Überprüfung buchen. Durch die Verwendung des durchschnittlichen historischen Prozentsatzes der nicht erfassten Salden für jede Klammer erreichen wir eine DDA von 1.120 Tausend€. Denken Sie daran, dies ist nicht der Aufwand, den wir für den Zeitraum buchen müssen, sondern der Saldo der Rückstellung., In der Praxis buchen wir normalerweise nur die Änderung des DDA-Saldos der Vorperiode.
Sie können das Beispielmodell im Originalartikel in Excel herunterladen.
Schlussfolgerung
Die Debitorenbuchhaltung ist ein beliebtes Management-Tool, um ausstehende Kundensalden zu bewerten und mögliche Unregelmäßigkeiten und Probleme zu identifizieren., Es ist eine großartige Idee, sie regelmäßig vorzubereiten und verschiedene Abteilungen in die Überprüfung der Daten einzubeziehen, damit das Unternehmen die maximale Menge an wertvollen Erkenntnissen ziehen kann. Dadurch wird der Cashflow verbessert, indem das Management fundierte Entscheidungen zu den Geschäftsbedingungen des Kunden treffen kann.
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