raport starzenia się należności (lub starzenia się, jeśli wolisz british english) jest narzędziem, które wyświetla wszystkie niezapłacone salda klientów według wstępnie zdefiniowanych zakresów dat (wiadra). Pokazuje związek między otwartymi fakturami a ich terminami wymagalności.
jest to podstawowe narzędzie do określania zaległych sald do pobrania., Jest to przydatne dla kierownictwa firmy, ponieważ pomaga ocenić skuteczność funkcji kontroli kredytowej.
zazwyczaj rozdzielamy zaległe salda w wiadrach, w wielokrotnościach 30 dni. Nie jest to wymagane i możesz oddzielić łyżki w sposób, który najlepiej pasuje do Twojej organizacji., W większości przypadków można zauważyć pewne bliskie różnice w następujących zakresach:
- zaległe (faktury, w których termin płatności jeszcze nie upłynął);
- od 0 do 30 dni zaległe;
- od 31 do 90 dni zaległe;
- od 91 do 180 dni zaległe;
- od 181 do 365 dni zaległe;
- od 1 do 2 lat;
- powyżej 2 lat lat.
firmy wykorzystują należności do oceny kondycji finansowej bazy klientów firmy. Jeśli zbieranie zaległych sald od klientów spowalnia, może to ostrzec, że firma również zwalnia., Może to sugerować, że firma podejmuje wyższe ryzyko kredytowe.
taka wiedza może mieć kluczowe znaczenie dla funkcji zarządzania przepływami pieniężnymi w firmie.
raporty starzenia pomagają zarządowi zidentyfikować klientów, którzy regularnie spóźniają się z płatnościami. Następnie mogą ocenić, czy zmienić warunki kredytowe i zasady dla takich klientów lub przestać prowadzić z nimi interesy, jeśli stwarzają znaczne ryzyko., Analiza starzenia się może również dać punkt wyjścia do podjęcia działań w zbieraniu zaległych sald
dział sprzedaży powinien również zwrócić uwagę na raport, ponieważ może pomóc określić praktyki sprzedaży i warunki kredytowe. Klienci, którzy zawsze spóźniają się z płatnościami, mogą przejść na przedpłatę tylko w celu ograniczenia ryzyka.
dział kontroli kredytowej firmy może również wykorzystać raport starzenia się, aby sprawdzić stan zaległych sald i odpowiednio dostosować limity kredytowe konkretnych klientów., Jest to szczególnie pomocne, ponieważ w wielu firmach odszkodowania w ramach działu mają bezpośredni związek z ich poziomem kolekcjonowalności. Nie jest to idealne rozwiązanie, ponieważ wcześniejsze opłacone faktury również powinny być częścią przeglądu. Raport jest jednak nadal świetnym punktem wyjścia, ponieważ wyraźnie wskazuje potencjalnych problematycznych klientów.
korzyści z przygotowania raportu starzenia się
istnieje wiele zalet prowadzenia regularnego raportu starzenia się należności.,
umożliwia firmom utrzymanie odpowiedniego poziomu interakcji z klientami poprzez wysyłanie im przypomnień i śledzenie, gdy klient zaczyna opóźniać płatności. Kolejną korzyścią są dane, które raport dostarcza na temat zachowań klientów w czasie. W ten sposób kierownictwo może ponownie ocenić warunki płatności i kredytu i zatrzymać działalność z klientami powodującymi problemy z przepływem środków pieniężnych.,
takie raporty mogą być zautomatyzowane tak, że sprzedaż do klienta jest blokowana w systemie, jeśli zgromadzą Duże zaległe saldo, i tylko kontynuować ponownie po wyczyszczeniu salda przez Klienta.
starzenie się należności pomaga firmie utrzymać prawidłowy budżet przepływów pieniężnych i szybko zidentyfikować potencjalne ryzyko zawyżonego kredytu.
problemy z raportem starzenia się należności
ważne jest, aby pamiętać, że raport starzenia się może czasami wprowadzać w błąd., Jeśli Klient ma spore zaległości w poniedziałek, ale jego dzień płatności to piątek, skończy w naszym raporcie jako opóźniony. Może to wskazywać, że zmagają się z płaceniem, gdy jest to spowodowane jedynie ich niewspółosiową Polityką.
Ponadto, jeśli źle ustawimy nasze nawiasy, możemy napotkać następujący problem. Duża kwota może być tylko jednym dniem w kategorii „181 do 365 dni”, ale będziemy traktować ją tak samo, jak jeden prawie w następnym przedziale „1 do 2 lat”, chociaż jeden jest opóźniony o pół roku. Dlatego konieczne jest ustalenie rozsądnych przedziałów dat., Dobrym pomysłem jest również przeprowadzenie szybkiej analizy strumienia porównującej zmiany wielkości nawiasów w stosunku do poprzedniego raportu starzenia się i zbadanie dużych wariancji.
Doubtful debt Allowance
raporty starzenia się są cennym narzędziem do oceny i szacowania złych długów oraz odpowiedniego doubtful debt allowance (DDA). Ogólnie rzecz biorąc, im dłużej faktura pozostaje otwarta, tym mniejsza szansa na jej odebranie.
powszechnym podejściem jest spojrzenie na dane historyczne i sprawdzenie, jaka część każdego wiadra skończyła się nie do odzyskania w poprzednich okresach., Następnie bierzemy średnią procentową i stosujemy ją do salda naszego obecnego raportu starzenia się w każdym przedziale. Suma tych kwot daje nam oczekiwaną stratę kredytową dla firmy. I to jest również ta wartość, że Dział Księgowości księguje jako wątpliwe należności.
Średni okres windykacji
jednym ze sposobów oceny wyników spółki pod względem zdolności do windykacji i minimalizacji długów przeterminowanych jest obliczenie średniego okresu windykacji. Następnie oceniamy jego trend, przyglądając się, jak rozwija się w czasie.,
możemy obliczyć go na podstawie wskaźnika dni sprzedaży z cyklu konwersji gotówkowej.
średnie należności tutaj jest suma sald otwarcia i zamknięcia należności, podzielona przez dwa.
wskaźnik dni Sprzedaży pokazuje nam średni okres między datą rozpoczęcia sprzedaży a momentem rozliczenia kwoty przez Klienta., Aby jednak osiągnąć średni okres zbierania, musimy odliczyć okres kredytowania przyznany klientom firmy.
jedną z opcji jest pobranie średniej liczby dni dla wszystkich zaległych sald. Innym jest podzielenie ich na grupy, jeśli warunki różnią się znacznie dla różnych klientów.,
Dołącz do naszego newslettera, aby otrzymać bezpłatny szablon analizy porównawczej Excel
raport starzenia należności w Excelu
przygotowanie raportu jest łatwiejsze, gdy firma korzysta z ERP lub specjalistycznego oprogramowania księgowego. Takie systemy zwykle mają zintegrowaną funkcję analizy starzenia, w której firma może określić zakresy dat i wiele więcej. Jednym z przykładów jest możliwość wysyłania automatycznych wiadomości e-mail do klientów, którzy mają zaległe salda powyżej określonego progu.,
jednak wiele firm nie ma możliwości automatycznego generowania raportu należności. Przyjrzyjmy się, jak łatwo przygotować jeden w Excelu.
tutaj mamy listę wszystkich otwartych faktur z naszego oprogramowania księgowego. Do pracy potrzebujemy co najmniej trzech kolumn-klienta, kwoty faktury i terminu zapadalności. Powodem, dla którego pracujemy z datą zapadalności, zamiast daty faktury, jest to, że faktura nie staje się przeterminowana do czasu upływu terminu zapadalności.,
w wielu przypadkach nie mamy terminu płatności faktur sprzedaży w systemie. Następnie możemy dodać średnią liczbę dni do każdej faktury i obliczyć ich termin płatności. Lub, jeśli mamy określone warunki dla każdego klienta, możemy przygotować podsumowanie warunków kredytowych wszystkich klientów i dopasować je do naszych danych.
nasza firma ma 30-dniowy termin płatności dla wszystkich klientów, więc łatwo jest obliczyć termin zapadalności dla wszystkich faktur.,
kolejnym krokiem jest porównanie terminu płatności z datą przeglądu i sprawdzenie, czy klienci spóźniają się z płatnościami, czy nie.
robimy to, odejmując termin zapadalności od daty przeglądu, który w naszym przypadku przypada na 31 grudnia 2020 roku.
wynik dodatni oznacza opóźnienie w rozliczeniu faktury, a wynik ujemny oznacza, że nie jest ona jeszcze wymagalna do zapłaty.,
teraz dla zabawy. Na podstawie danych days_overdue przypiszemy ageing_group. Sposób, w jaki to działa, polega na podawaniu nawiasów wartości i sprawdzaniu, gdzie aktualna faktura mieści się w tych zakresach, na podstawie jej days_overdue. Pamiętaj, jak dzielimy się na grupy, Zwykle przyrost o jeden miesiąc. Właśnie to tutaj robimy.,
formuła, której używamy to lookup. Pozwala nam to przyjąć wartość i umieścić ją pomiędzy zakresami wartości. Na podstawie tego, gdzie pasuje, zwracamy nazwę tego wspornika.
tutaj widać, że w drugim rzędzie, że day_overdue jest 29. To jest wartość lookup. Z wzoru wynika, że znajduje się pomiędzy liczbami 1 i 31, czyli drugim nawiasem w wektorze (pierwszym będzie między -9999 a 1)., Następnie formuła zwraca drugą wartość z wektora wyników, ” 1. Od 0 do 30 dni”.
teraz, gdy mamy nasze kategorie dla każdej faktury, możemy agregować dane, aby ułatwić przegląd i analizę. W tym celu tworzymy tabelę przestawną (Insert tab- > PivotTable).
umieszczamy dane naszych klientów w wierszach i dzielimy saldo każdego klienta na starzejące się grupy w kolumnach.,
w tym momencie analityk najprawdopodobniej będzie musiał zaangażować inne działy. Podczas przeglądu danych możemy wyróżnić problematyczne salda. Zazwyczaj nie skupiamy się na saldach zaległych z mniej niż 30 dni, ale zależy to całkowicie od firmy i branży. Możemy jednak natychmiast zauważyć pewne potencjalne problemy. Nasza największa równowaga jest z Dickens-Bradtke., Widzimy, że kontrola kredytowa ominęła tę kwestię, ponieważ nadal im dostarczamy, mimo że mają zaległe salda od ponad roku. Ten klient może stać się znaczącą stratą dla naszej firmy, więc musimy podnieść to do kierownictwa i dalej badać z działami sprzedaży i kontroli kredytowej.,
kolejną rzeczą, którą możemy zrobić, to nie tylko spojrzeć na indywidualnych klientów, ale spojrzeć na sumy dla każdej starzejącej się grupy, aby poczuć kolekcjonowalność w firmie. Mamy około 6% naszych sald opóźnionych o ponad 90 dni. To, czy jest to dopuszczalne, zależy od branży i pory roku. Pamiętaj, że sezonowość będzie miała również istotny wpływ na sposób rozliczania się klientów.,
możemy przeprowadzić naszą analizę o krok dalej, obliczając wątpliwy limit zadłużenia, aby zarezerwować w dniu przeglądu. Wykorzystując średni historyczny procent niezbieranych sald dla każdego przedziału, osiągamy DDA w wysokości 1 120 000 euro. Pamiętaj, że nie jest to wydatek, który musimy zarezerwować na dany okres, ale równowaga rezerwy., To, co zwykle robimy w praktyce, to księgowanie tylko zmiany w stosunku do salda DDA z poprzedniego okresu.
przykładowy model można pobrać w programie Excel w oryginalnym artykule.
podsumowanie
Accounts Receivable to popularne narzędzie zarządzania do oceny zaległych sald klientów oraz identyfikacji potencjalnych nieprawidłowości i problemów., Dobrym pomysłem jest regularne przygotowywanie go i angażowanie różnych działów w przeglądanie danych, dzięki czemu firma może czerpać maksymalną ilość cennych informacji. Poprawi to przepływ środków pieniężnych, umożliwiając kierownictwu podejmowanie świadomych decyzji dotyczących warunków klienta.
Pokaż swoje poparcie, dzieląc się tym artykułem ze współpracownikami i przyjaciółmi.