det är det primära verktyget för att bestämma förfallna saldon för insamling., Det är användbart för företagets ledning, eftersom det bidrar till att utvärdera effektiviteten av kreditkontrollfunktionen.
normalt separerar vi utestående saldon i hinkar, vid multiplar av 30 dagar. Att göra det är inte ett krav, och du kan skilja skoporna på ett sätt som bäst passar din organisation., I de flesta fall kommer du att se någon nära variation av följande intervall:
- inte förfallen (fakturor där förfallodagen inte har gått ännu);
- 0 till 30 dagar försenad;
- 31 till 90 dagar försenad;
- 91 till 180 dagar försenad;
- 181 till 365 dagar försenad;
- 1 till 2 år;
- över 2 år.
företag använder kundfordringar åldrande för att utvärdera den finansiella hälsan hos företagets kundbas. Om insamlingen av utestående saldon från kunder saktar ner, kan detta varna att verksamheten också saktar ner., Det kan föreslå att företaget tar högre kreditrisk.
sådan kunskap kan vara avgörande för företagets kassaflödeshanteringsfunktion.
åldrande rapporter hjälper ledningen att identifiera kunder som regelbundet är sena med sina betalningar. Då kan de bedöma om de ska ändra kreditvillkoren och policyerna för sådana kunder eller sluta göra affärer med dem helt och hållet om de utgör en betydande risk., Åldringsanalysen kan också ge en utgångspunkt för att vidta åtgärder för att samla in förfallna saldon
försäljningsavdelningen bör också uppmärksamma rapporten, eftersom det kan hjälpa till att bestämma försäljningsmetoder och kreditvillkor. Kunder som alltid kör sent med betalningar kan bytas till förskottsbetalning endast för att mildra risken.
företagets kreditavdelning kan också använda åldrande rapporten för att granska status för utestående saldon och justera specifika kunders kreditgränser i enlighet därmed., Detta är särskilt användbart, eftersom i många företag har kompensationerna inom avdelningen en direkt koppling till deras samlarobjekt. Detta är inte idealiskt, eftersom tidigare betalda fakturor också bör ingå i översynen. Betänkandet är dock fortfarande en bra utgångspunkt, eftersom det ger en tydlig indikation på potentiellt problematiska kunder.
fördelarna med att förbereda en åldrande rapport
det finns många fördelar med att köra en vanlig kundfordringar åldrande rapport.,
det gör det möjligt för företag att upprätthålla en tillräcklig nivå av interaktion med sina kunder genom att skicka dem påminnelser och uppföljning när en kund börjar försena sina betalningar. En annan fördel kommer från de data som rapporten ger om klienternas beteende över tiden. På så sätt kan ledningen omvärdera betalnings-och kreditvillkor och stoppa affärer med kunder som orsakar kassaflödesproblem.,
sådana rapporter kan automatiseras så att försäljningen till en kund blockeras i systemet om de ackumulerar ett stort utestående saldo och bara fortsätta igen efter att kunden har rensat sin balans.
fordringarna åldrande hjälper företaget att upprätthålla en sund kassaflödesbudget och identifiera potentiella risker för usel kredit snabbt.
problem med kontona Receivable Aging Report
det är viktigt att komma ihåg att åldringsrapporten ibland kan vara vilseledande., Om en kund har en stor utestående förfallodatum på måndag, men deras betalningsdag är fredag, de kommer att hamna i vår rapport som försenad. Detta kan tyda på att de kämpar med att betala när det bara beror på deras felaktiga politik.
även om vi ställer in våra fästen felaktigt kan vi möta följande problem. En stor mängd kan vara bara en enda dag inom en kategori av ”181 till 365 dagar”, men vi kommer att behandla det på samma sätt som en nästan vid nästa fäste av ”1 till 2 år”, även om en är sex månader mer försenad. Därför är det viktigt att fastställa rimliga datumintervall., Det är också en bra idé att göra en snabbflödesanalys som jämför hur parentesernas belopp förändrats från den tidigare åldringsrapporten och undersöka stora variationer.
tvivelaktig Skuldtillägg
åldrande rapporter är ett värdefullt verktyg för att bedöma och uppskatta osäkra fordringar och motsvarande tvivelaktiga skuldtillägg (DDA). I allmänhet, ju längre en faktura förblir öppen, desto smalare chansen att samla får.
ett gemensamt tillvägagångssätt är att titta på historiska data och se vilken del av varje hink som slutade osamlas under tidigare perioder., Vi tar sedan den genomsnittliga procentsatsen och tillämpar den på vår nuvarande åldrande rapportbalans i varje konsol. Summan av dessa summor ger oss den förväntade Kreditförlusten för verksamheten. Och det är också detta värde som bokföringsavdelningen bokför som tveksamt Skuldbidrag.
genomsnittlig insamlingsperiod
ett sätt att utvärdera företagets resultat när det gäller samlarobjekt och minimera förfallna fordringar är att beräkna den genomsnittliga insamlingsperioden. Vi bedömer sedan sin trend och tittar på hur den utvecklas över tiden.,
Vi kan beräkna det från dagarna försäljning utestående förhållandet från kontant Konverteringscykeln.
undfordringar, dividerat med två.
dagar försäljning utestående förhållandet visar oss Den genomsnittliga perioden mellan det datum en försäljning har sitt ursprung och när kunden avgör beloppet., Men för att komma fram till den genomsnittliga insamlingsperioden måste vi dra av kreditperioden som ges till företagets kunder.
ett alternativ är att ta ett genomsnittligt antal dagar för alla utestående saldon. En annan är att separera dem i grupper om villkoren varierar mycket för olika kunder.,
gå med i vårt nyhetsbrev för en gratis Excel Benchmark Analysis Template
Accounts Receivable Aging Report in Excel
att förbereda rapporten är mer tillgänglig när företaget använder en ERP eller specialiserad bokföringsprogram. Sådana system har vanligtvis en integrerad åldrande Analysfunktionalitet, där FÖRETAGET kan ange datumintervall och mycket mer. Ett exempel är möjligheten att skicka automatiserade e-postmeddelanden till kunder som har utestående saldon över en viss tröskel.,
men många företag har inte möjlighet att generera en Kundfordringsrapport automatiskt. Låt oss ta en titt på hur man förbereder en i Excel enkelt.
Här har vi en lista över alla öppna fakturor från vår bokföringsprogram. Som ett minimum behöver vi tre kolumner för att arbeta med — klient, fakturabelopp och förfallodag. Anledningen till att vi arbetar med förfallodagen, i stället för fakturadatumet, är att fakturan inte förfaller förrän förfallodagen har gått.,
i många fall har vi inte löptiden för försäljningsfakturor inom systemet. Sedan kan vi lägga till ett genomsnittligt antal dagar till varje faktura och beräkna deras förfallodag. Eller, om vi har specifika villkor med varje kund, kan vi förbereda en sammanfattning av kreditvillkoren för alla kunder och matcha dem i våra data.
vårt företag har en 30-dagars betalningstid med alla kunder, så det är lätt att beräkna förfallodagen för alla fakturor.,
nästa steg är att jämföra förfallodagen till datumet för översynen och se om kunderna är sena med betalningar eller inte.
vi gör det genom att subtrahera förfallodagen från granskningsdatumet, vilket i vårt fall är från och med den 31 december 2020.
ett positivt resultat innebär att det finns en fördröjning med fakturaavräkningen, och ett negativt resultat innebär att det ännu inte förfaller till betalning.,
nu, för det roliga. Baserat på days_overdue data, kommer vi att tilldela en ageing_group. Hur detta fungerar är genom att tillhandahålla parentes av värden och titta på var den aktuella fakturan passar inom dessa intervall, baserat på dess days_overdue. Kom ihåg hur vi delas upp i grupper, vanligtvis en ökning på en månad. Det är precis vad vi gör här.,
formeln vi använder är LOOKUP. Det tillåter oss att ta ett värde och placera det mellan värdeområden. Baserat på var den passar, returnerar vi sedan namnet på den konsolen.
Här kan du se att på andra raden är den days_overdue 29. Detta är lookup värdet. Formeln tar det och räknar ut att det sitter mellan siffrorna 1 och 31, vår andra konsol i lookup vektorn (den första skulle vara mellan -9999 och 1)., Då returnerar formeln det andra värdet från resultatvektorn, ” 1. 0 till 30 dagar”.
nu när vi har våra kategorier för varje faktura kan vi aggregera data för varje faktura.gör det lättare att granska och analysera. För att göra det skapar vi en pivottabell (Infoga flik -> PivotTable).
vi lägger våra kunders data i raderna och delar upp balansen för varje klient per åldringsgrupperna i kolumnerna.,
vid denna punkt kommer en analytiker troligen att behöva involvera andra avdelningar. – herr talman! När vi granskar uppgifterna kan vi lyfta fram problematiska saldon. Vanligtvis, vi kommer inte att fokusera på saldon förfallna med mindre än 30 dagar, men detta beror helt på verksamheten och industrin. Vi kan dock omedelbart märka några potentiella problem. Vår största balans är med Dickens-Bradtke., Vi kan se att kreditkontrollen missade den här, eftersom vi fortfarande levererar till dem, även om de har utestående saldon i över ett år. Denna kund kan bli en betydande förlust för vårt företag, så vi måste höja detta till ledningen och ytterligare undersöka med försäljnings-och kreditkontrollavdelningarna.,
en annan sak vi kan göra är inte bara titta på enskilda kunder utan ta en titt på summan för varje åldrande grupp för att få en känsla av samlarobjekt inom företaget. Vi har cirka 6% av våra saldon försenade med mer än 90 dagar. Huruvida detta är acceptabelt beror på industrin och årstiden. Kom ihåg att säsongs kommer också att ha en betydande inverkan på hur kunderna lyckas lösa sina saldon.,
Vi kan ta vår analys ett steg längre genom att beräkna det tvivelaktiga Skuldtillägget att boka på granskningsdatumet. Genom att använda den genomsnittliga historiska andelen outtagna saldon för varje konsol, vi anländer till DDA på €1,120 tusen. Kom ihåg att detta inte är den kostnad vi måste boka för perioden, men balansen i bestämmelsen., Vad vi vanligtvis gör i praktiken är att endast boka förändringen från föregående periods dda-balans.
Du kan ladda ner exempelmodellen i Excel i den ursprungliga artikeln.
slutsats
kundfordringar åldrande är ett populärt verktyg för att utvärdera utestående kund saldon och identifiera eventuella oegentligheter och problem., Det är en bra idé att förbereda det regelbundet och involvera olika avdelningar i att granska data, så att företaget kan dra maximal mängd värdefulla insikter. Detta kommer att förbättra kassaflödet genom att göra det möjligt för ledningen att fatta välgrundade beslut om kundvillkor.
visa ditt stöd genom att dela den här artikeln med kollegor och vänner.