por Reagan Nickl
Director de servicios profesionales
SpaceIQ
Las herramientas de colaboración son un concepto simple de explicar, pero difícil de caracterizar. Ayudan a los equipos y grupos a trabajar juntos hacia un objetivo común. Pero, ¿qué son las herramientas de colaboración en sí? ¿Es una aplicación de gestión de proyectos una herramienta de colaboración? Por supuesto. ¿Qué pasa con un cliente de chat o messenger? Asegúrese. ¿Es una aplicación de orientación una herramienta de colaboración? Eso depende. ¿Ayuda a un grupo de personas a trabajar juntas de una manera significativa?,
Hay un montón de áreas grises en la definición de herramientas de colaboración. La definición de herramientas de colaboración más simple que hay es en realidad como un término general para cualquier cosa que dos o más personas usan en conjunto entre sí. Estas herramientas vienen en todo tipo de variedades y propósitos, pero en última instancia fomentan la interacción entre las personas., Algunos ejemplos incluyen:
- Una aplicación de chat que permite a varias personas intercambiar ideas
- Una aplicación de gestión de proyectos que define tareas en un grupo
- Una herramienta de videoconferencia que permite a las personas hablar cara a cara
- Un programa de intercambio de archivos que da a muchas personas acceso a elementos colaterales
Esta definición deja abierto el concepto de colaboración en sí. Por ejemplo, si planeas una reunión y usas una aplicación de orientación para enviar instrucciones a los participantes, es una herramienta colaborativa. Gmail. Dropbox. Holgura. Microsoft Word en línea., Todas son herramientas colaborativas, parte de un creciente repertorio de miles de aplicaciones y programas diseñados para facilitar el trabajo en grupo.
no importa la naturaleza del software o para qué se utiliza, cada uno hace que trabajar juntos sea más fácil de alguna manera. Echemos un vistazo a algunos beneficios de la herramienta de colaboración universal.
visibilidad y responsabilidad completas del equipo
esperar que las personas colaboren sin una visibilidad completa sobre lo que, exactamente, están trabajando juntos es una receta para el desastre., Cada miembro del equipo necesita ver el panorama general y cómo lo que están haciendo encaja en él. Las herramientas colaborativas lo hacen posible. Iniciar sesión en un documento de Google y realizar un seguimiento de los cambios junto con todos los demás, por ejemplo. La capacidad de ver los plazos de las tareas en una aplicación de gestión de proyectos es otro gran ejemplo. Todos están en la misma página, trabajando hacia el mismo objetivo.
con esta visibilidad también viene un elemento de rendición de cuentas. Si una tarea no está terminada, los líderes del equipo saben a quién responsabilizar., O, desde una perspectiva proactiva, los miembros del equipo pueden ver cuándo otros necesitan ayuda y colaborar para mantener el proyecto en marcha.
seguir el progreso en tiempo real
los mejores planes establecidos de ratones y hombres a menudo salen mal. Solo porque estructures un proyecto grupal de una manera no significa que así sea como progresará. El negocio cambia rápidamente, diariamente y a veces incluso cada hora. Los equipos necesitan una forma de adaptarse con la misma rapidez; las herramientas de colaboración se lo dan.
Las herramientas de colaboración modernas ayudan a crear flujos de trabajo dinámicos y agilidad del equipo., Por ejemplo, la persona A carga los comentarios de los clientes sobre un logotipo en el canal #Logo Slack, donde la persona B puede realizar cambios y cargar una nueva iteración en Dropbox sin cambiar el enlace compartido. Todo el mundo tiene el nuevo logotipo en tiempo real.
la capacidad de actuar, reaccionar y reasignar recursos tan rápido como los proyectos cambian es un activo sin el que los equipos no pueden funcionar. Las herramientas de colaboración ayudan a los equipos a responder a los cambios tan rápido como se espera, para evitar contratiempos y mantener los proyectos en marcha.
permitir la participación total del grupo
cada miembro de un equipo es un activo., Los equipos tienen éxito porque son más que la suma de sus partes, pero eso solo es cierto si cada parte contribuye al todo. Si los miembros de un grupo no pueden colaborar adecuadamente, están limitados en la asistencia que pueden proporcionar. Si la persona a Trabaja fuera del sitio y no puede acceder a la garantía para su parte del proyecto, no puede trabajar en él, lo que puede detener el mayor esfuerzo. Del mismo modo, si los detalles X, Y Y Z no se le dicen a la persona B, es posible que no hagan su trabajo adecuadamente, lo que afecta negativamente lo que hace la persona C.,
Las herramientas colaborativas permiten la plena participación del grupo y la sinergia, por lo que todos contribuyen de manera significativa. Cada persona utiliza sus habilidades y talentos para impulsar el proyecto en una muestra de verdadera colaboración.
las herramientas colaborativas ayudan a los equipos a tener éxito
Un equipo es tan bueno como la suma de sus miembros y su capacidad de trabajar juntos. Las herramientas de colaboración aprovechan las responsabilidades y los talentos de cada individuo para lograr un mayor éxito del equipo., Cualquier pieza de tecnología que ayude a una persona a trabajar con otras para contribuir a una misión más grande es una herramienta de colaboración que vale la pena usar.
no todos los grupos necesitan el mismo tipo de herramientas para ciertas tareas, pero todos los grupos necesitan diversas formas de funcionar juntos. Cuanto más fácil sea colaborar, más fácil será tener éxito.
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