by Reagan Nickl
Director of Professional Services
SpaceIQ
narzędzia do współpracy to proste pojęcie do wyjaśnienia, ale trudne do scharakteryzowania. Pomagają zespołom i grupom pracować razem na rzecz wspólnego celu. Ale czym są same narzędzia współpracy? Czy aplikacja do zarządzania projektami to narzędzie do współpracy? Oczywiście. A co z klientem czatu lub komunikatora? Jasne. Czy aplikacja wayfinding jest narzędziem współpracy? To zależy. Czy pomaga to grupie osób pracować razem w znaczący sposób?,
w definiowaniu narzędzi współpracy jest mnóstwo szarej strefy. Najprostsza definicja narzędzi współpracy jest w rzeczywistości pojęciem chwytliwym dla wszystkiego, czego dwie lub więcej osób używa w połączeniu ze sobą. Narzędzia te występują w różnych odmianach i celach, ale ostatecznie sprzyjają interakcji między ludźmi., Niektóre przykłady obejmują:
- aplikacja do czatu, która pozwala wielu osobom burzyć mózgi
- aplikacja do zarządzania projektami, która definiuje zadania w grupie
- narzędzie do wideokonferencji, które pozwala ludziom rozmawiać twarzą w twarz
- program do udostępniania plików, który daje wielu osobom dostęp do zabezpieczeń
ta definicja pozostawia pojęcie współpracy szeroko otwarte. Na przykład, jeśli planujesz spotkanie i używasz aplikacji do wyszukiwania trasy do wysyłania wskazówek do uczestników, jest to narzędzie współpracy. Gmail. Dropbox. Luz. Microsoft Word online., Wszystkie są narzędziami do współpracy—częścią rosnącego repertuaru tysięcy aplikacji i programów zaprojektowanych w celu ułatwienia pracy grupowej.
bez względu na naturę oprogramowania lub do czego jest ono używane, każde z nich w jakiś sposób ułatwia współpracę. Przyjrzyjmy się niektórym uniwersalnym zaletom narzędzia współpracy.
pełna widoczność i odpowiedzialność zespołu
oczekiwanie, że ludzie będą współpracować bez pełnej widoczności, nad czym dokładnie pracują razem, to recepta na katastrofę., Każdy członek zespołu musi zobaczyć szerszy obraz i jak to, co robi, pasuje do niego. Umożliwiają to narzędzia współpracy. Na przykład logowanie do dokumentu Google i śledzenie zmian wraz z innymi osobami. Możliwość wyświetlania osi czasu zadań w aplikacji do zarządzania projektami to kolejny świetny przykład. Wszyscy są po tej samej stronie, dążąc do tego samego celu.
przy tej widoczności pojawia się również element odpowiedzialności. Jeśli zadanie nie zostanie ukończone, liderzy zespołów wiedzą, kto ponosi odpowiedzialność., Z proaktywnej perspektywy członkowie zespołu mogą zobaczyć, kiedy inni potrzebują pomocy i współpracują, aby utrzymać projekt na dobrej drodze.
Śledź postępy w czasie rzeczywistym
najlepiej ułożone plany myszy i mężczyzn często zawodzą. Tylko dlatego, że zorganizujesz projekt Grupowy w jeden sposób, nie oznacza, że tak będzie postępował. Biznes zmienia się szybko-codziennie, a czasem nawet co godzinę. Zespoły potrzebują sposobu na równie szybkie dostosowanie się; narzędzia współpracy dają im to.
nowoczesne narzędzia do współpracy pomagają tworzyć dynamiczne przepływy pracy i sprawność zespołu., Na przykład osoba A przesyła opinie klientów dotyczące logo na Kanał Slack # Logo, gdzie osoba B może wprowadzać zmiany, przesyłając nową iterację do Dropbox bez zmiany łącza udostępnionego. Każdy ma nowe logo w czasie rzeczywistym.
zdolność do działania, reagowania i realokacji zasobów tak szybko, jak zmieniają się projekty, jest rzeczą, bez której zespoły zasobów nie mogą funkcjonować. Narzędzia do współpracy pomagają zespołom reagować na zmiany tak szybko, jak się tego oczekuje, aby zapobiec niepowodzeniom i utrzymać projekty na dobrej drodze.
Włącz pełny udział w grupie
każdy członek zespołu jest atutem., Drużyny odnoszą sukcesy, ponieważ są czymś więcej niż sumą swoich części—ale jest to prawdą tylko wtedy, gdy każda część przyczynia się do całości. Jeśli członkowie grupy nie mogą prawidłowo współpracować, mają ograniczony zakres pomocy, jakiej mogą udzielić. Jeśli osoba A pracuje poza placówką i nie może uzyskać dostępu do zabezpieczenia swojej części projektu, nie jest w stanie nad nim pracować, co może opóźnić większy wysiłek. Podobnie, jeśli dane X, Y i Z nie zostaną przekazane osobie B, może ona nie wykonywać swojej pracy odpowiednio, co niekorzystnie wpływa na to, co robi osoba C.,
narzędzia współpracy umożliwiają pełne uczestnictwo w grupie i synergię, dzięki czemu każdy wnosi znaczący wkład. Każda osoba wykorzystuje swoje umiejętności i talenty, aby popchnąć projekt do przodu w pokazie prawdziwej współpracy.
narzędzia do współpracy pomagają zespołom odnieść sukces
zespół jest tak dobry, jak suma jego członków i ich zdolność do współpracy. Narzędzia współpracy wykorzystują obowiązki i Talenty każdej osoby do większego sukcesu zespołu., Każda technologia, która pomaga jednej osobie pracować z innymi, aby przyczynić się do większej misji, jest narzędziem współpracy, z którego warto korzystać.
nie każda grupa potrzebuje tego samego rodzaju narzędzi do określonych zadań, ale wszystkie grupy potrzebują różnych sposobów wspólnego funkcjonowania. Im łatwiej współpracować, tym łatwiej odnieść sukces.
Czytaj dalej: 15 najlepszych narzędzi współpracy biznesowej