I Crediti Aging (Invecchiamento o, se si preferisce l’inglese Britannico) report è uno strumento che elenca tutti non pagati i saldi dei clienti pre-definiti intervalli di date (secchi). Mostra la relazione tra le fatture aperte e le loro date di scadenza.
È lo strumento principale per determinare i saldi scaduti per la raccolta., È utile per la gestione aziendale, in quanto aiuta a valutare l’efficacia della funzione di controllo del credito.
In genere, separiamo i saldi in sospeso in secchi, a multipli di 30 giorni. In questo modo non è un requisito e puoi separare i bucket in un modo che meglio si adatta alla tua organizzazione., Nella maggior parte dei casi, vedrai alcune variazioni ravvicinate dei seguenti intervalli:
- Non dovuti (fatture in cui la data di scadenza non è ancora passata);
- da 0 a 30 giorni scaduti;
- da 31 a 90 giorni scaduti;
- da 91 a 180 giorni scaduti;
- da 181 a 365 giorni scaduti;
- da 1 a 2 anni;
nni.
Le aziende utilizzano l’invecchiamento crediti per valutare la salute finanziaria della base clienti dell’azienda. Se la raccolta di saldi in sospeso da parte dei clienti rallenta, questo può avvertire che anche il business sta rallentando., Può suggerire che l’azienda sta assumendo un rischio di credito più elevato.
Tale conoscenza può essere cruciale per la funzione di gestione del flusso di cassa dell’azienda.
I rapporti di invecchiamento aiutano la gestione a identificare i clienti che sono regolarmente in ritardo con i loro pagamenti. Quindi possono valutare se modificare i termini e le politiche di credito per tali clienti o smettere di fare affari con loro del tutto se rappresentano un rischio significativo., L’analisi di invecchiamento può anche dare un punto di partenza per agire nella raccolta di saldi scaduti
Il reparto vendite dovrebbe prestare attenzione al rapporto pure, in quanto può aiutare a determinare le pratiche di vendita e termini di credito. I clienti sempre in ritardo con i pagamenti possono essere passati al pagamento anticipato solo per mitigare il rischio.
Il dipartimento di controllo del credito della società può anche utilizzare il rapporto di invecchiamento per rivedere lo stato dei saldi in essere e regolare i limiti di credito specifici dei clienti di conseguenza., Ciò è particolarmente utile, in quanto, in molte aziende, le compensazioni all’interno del dipartimento hanno un legame diretto con i loro livelli di collezionabilità. Questo non è l’ideale, poiché anche le fatture pagate in passato dovrebbero far parte della revisione. Tuttavia, il rapporto è ancora un ottimo punto di partenza, in quanto fornisce una chiara indicazione dei clienti potenzialmente problematici.
Vantaggi della preparazione di un rapporto di invecchiamento
Ci sono molti vantaggi per l’esecuzione di un regolare rapporto di invecchiamento crediti.,
Consente alle aziende di mantenere un adeguato livello di interazione con i propri clienti inviando loro promemoria e follow-up ogni volta che un cliente inizia a ritardare i propri pagamenti. Un altro vantaggio deriva dai dati forniti dal report per quanto riguarda il comportamento dei clienti nel tempo. In questo modo, la gestione può rivalutare i termini di pagamento e di credito e interrompere l’attività con i clienti causando problemi di flusso di cassa.,
Tali rapporti possono essere automatizzati in modo che la vendita a un cliente sia bloccata all’interno del sistema se accumulano un saldo rilevante e continuino di nuovo solo dopo che il cliente ha cancellato il saldo.
L’invecchiamento dei crediti aiuta l’azienda a mantenere un budget di cassa sano e identificare tempestivamente i potenziali rischi di credito scadente.
Problemi con il rapporto di invecchiamento crediti
E ‘ fondamentale ricordare che il rapporto di invecchiamento a volte può essere fuorviante., Se un cliente ha un notevole debito in sospeso il Lunedi, ma il loro giorno di pagamento è venerdì, finiranno nel nostro rapporto come ritardato. Questo potrebbe indicare che stanno lottando con il pagamento quando è semplicemente a causa delle loro politiche disallineate.
Inoltre, se impostiamo le nostre parentesi in modo improprio, potremmo affrontare il seguente problema. Una grande quantità potrebbe essere solo un singolo giorno all’interno di una categoria di “181 a 365 giorni”, ma lo tratteremo allo stesso modo di uno quasi alla prossima fascia di “1 a 2 anni”, anche se uno è in ritardo di sei mesi. Pertanto, è essenziale impostare intervalli di date ragionevoli., È anche una buona idea fare un’analisi del flusso rapido confrontando come gli importi delle parentesi sono cambiati dal precedente rapporto di invecchiamento e indagare su grandi varianze.
Indennità di debito dubbia
I rapporti di invecchiamento sono uno strumento prezioso per valutare e stimare i crediti inesigibili e la corrispondente indennità di debito dubbio (DDA). Generalmente, più a lungo una fattura rimane aperta, più sottile è la possibilità di raccogliere ottiene.
Un approccio comune è quello di esaminare i dati storici e vedere quale parte di ciascun bucket è risultata non recuperabile nei periodi precedenti., Prendiamo quindi la percentuale media e la applichiamo al saldo del nostro attuale rapporto di invecchiamento in ogni parentesi. La somma di questi totali ci dà la perdita di credito prevista per il business. Ed è anche questo valore che il reparto contabilità prenota come indennità di debito dubbia.
Periodo medio di raccolta
Un modo per valutare le prestazioni della società in termini di collezionabilità e minimizzare i crediti scaduti da tempo è calcolare il periodo medio di raccolta. Valutiamo quindi la sua tendenza, osservando come si sviluppa nel tempo.,
Possiamo calcolarlo dal rapporto Giorni Vendite in sospeso dal ciclo di conversione di cassa.
Media Crediti qui è la somma dei saldi di apertura e chiusura di conti attivi, diviso per due.
Il rapporto Giorni Vendite in essere ci mostra il periodo medio tra la data di origine di una vendita e quando il cliente deposita l’importo., Tuttavia, per arrivare al periodo medio di raccolta, dobbiamo detrarre il periodo di credito dato ai clienti della società.
Una possibilità è quella di prendere un numero medio di giorni per tutti i saldi in essere. Un altro è quello di separarli in gruppi se i termini variano molto per i diversi clienti.,
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Report di invecchiamento dei crediti in Excel
Preparare il report è più accessibile quando l’azienda utilizza un ERP o un software di contabilità specializzato. Tali sistemi di solito hanno una funzionalità integrata di analisi dell’invecchiamento, in cui l’azienda può specificare gli intervalli di date e molto altro. Un esempio è la possibilità di inviare e-mail automatiche ai clienti che hanno saldi in sospeso al di sopra di una certa soglia.,
Tuttavia, molte aziende non hanno la possibilità di generare automaticamente un rapporto di invecchiamento crediti. Diamo un’occhiata a come prepararne uno in Excel facilmente.
Qui abbiamo un elenco di tutte le fatture aperte dal nostro software di contabilità. Come minimo, abbiamo bisogno di tre colonne con cui lavorare: cliente, importo della fattura e data di scadenza. Il motivo per cui lavoriamo con la data di scadenza, invece della data della fattura, è che la fattura non diventa in ritardo fino al superamento della data di scadenza.,
In molti casi, non abbiamo la scadenza delle fatture di vendita all’interno del sistema. Quindi possiamo aggiungere un numero medio di giorni a ciascuna fattura e calcolare la data di scadenza. Oppure, se abbiamo termini specifici con ogni cliente, possiamo preparare un riepilogo delle condizioni di credito di tutti i clienti e abbinarle nei nostri dati.
La nostra azienda ha un termine di pagamento di 30 giorni con tutti i clienti, quindi è facile calcolare la data di scadenza per tutte le fatture.,
Il passo successivo è quello di confrontare la data di scadenza della revisione e vedere se i clienti sono in ritardo con i pagamenti o non.
Lo facciamo sottraendo la data di scadenza dalla data di revisione, che nel nostro caso è al 31 dicembre 2020.
Un risultato positivo significa che c’è un ritardo con il regolamento della fattura, e un risultato negativo significa che non è ancora dovuto per il pagamento.,
Ora, per la parte di divertimento. Sulla base dei dati days_overdue, assegneremo un ageing_group. Il modo in cui funziona è fornendo parentesi di valori e osservando dove la fattura corrente si inserisce all’interno di tali intervalli, in base al suo days_overdue. Ricorda come ci dividiamo in gruppi, di solito un incremento di un mese. Questo è esattamente quello che stiamo facendo qui.,
La formula che usiamo è di RICERCA. Ci permette di prendere un valore e posizionarlo tra intervalli di valori. In base a dove si adatta, restituiamo quindi il nome di quella parentesi.
Qui puoi vedere che sulla seconda riga, quel days_overdue è 29. Questo è il valore di ricerca. La formula lo prende e capisce che si trova tra i numeri 1 e 31, la nostra seconda parentesi nel vettore di ricerca (la prima sarebbe tra -9999 e 1)., Quindi la formula restituisce il secondo valore dal vettore dei risultati, ” 1. da 0 a 30 giorni”.
Ora che abbiamo le nostre categorie per ogni fattura, siamo in grado di aggregare i dati per rendere più facile per rivedere e analizzare. Per fare ciò, creiamo una tabella Pivot (Inserisci tab – > Tabella pivot).
Inseriamo i dati dei nostri clienti nelle righe e dividiamo il saldo di ciascun cliente per i gruppi di invecchiamento nelle colonne.,
A questo punto, un analista molto probabilmente coinvolgere altri reparti. Mentre esaminiamo i dati, possiamo evidenziare equilibri problematici. Di solito, non ci concentreremo sui saldi in ritardo con meno di 30 giorni, ma questo dipende interamente dal business e dall’industria. Tuttavia, possiamo notare immediatamente alcuni potenziali problemi. Il nostro più grande equilibrio è con Dickens-Bradtke., Possiamo vedere che il controllo del credito ha mancato questo, poiché stiamo ancora consegnando loro, anche se hanno saldi in sospeso da oltre un anno. Questo cliente potrebbe diventare una perdita significativa per la nostra azienda, quindi dobbiamo sollevarlo alla direzione e indagare ulteriormente con i reparti di controllo delle vendite e del credito.,
Un’altra cosa che possiamo fare è non solo guardare i singoli clienti, ma guardate i totali per ogni invecchiamento gruppo per ottenere una sensazione di esigibilità all’interno dell’azienda. Abbiamo circa il 6% dei nostri saldi in ritardo di oltre 90 giorni. Se questo è accettabile dipende dal settore e dal periodo dell’anno. Ricordate, stagionalità avrà anche un impatto sostanziale su come i clienti riescono a risolvere i loro saldi.,
Possiamo prendere la nostra analisi un ulteriore passo in avanti calcolando la Svalutazione crediti Indennità di libro alla data di revisione. Impiegando la percentuale storica media dei saldi non riscossi per ciascuna fascia, si arriva a DDA di €1.120 mila. Ricorda, questa non è la spesa che dobbiamo prenotare per il periodo, ma il saldo della fornitura., Quello che di solito facciamo in pratica è di prenotare solo il cambiamento dal saldo DDA del periodo precedente.
È possibile scaricare il modello di esempio in Excel nell’articolo originale.
Conclusione
L’invecchiamento crediti è uno strumento di gestione popolare per valutare i saldi dei clienti in sospeso e identificare potenziali irregolarità e problemi., È una grande idea prepararlo regolarmente e coinvolgere diversi reparti nella revisione dei dati, consentendo all’azienda di trarre la massima quantità di preziose informazioni. Ciò migliorerà il flusso di cassa consentendo alla direzione di prendere decisioni informate in merito ai termini e alle condizioni del cliente.
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