Di Reagan Nickl
Direttore dei servizi professionali
SpaceIQ
Gli strumenti di collaborazione sono un concetto semplice da spiegare, ma difficile da caratterizzare. Aiutano team e gruppi a lavorare insieme verso un obiettivo comune. Ma quali sono gli strumenti di collaborazione stessi? Un’app per la gestione dei progetti è uno strumento di collaborazione? Certamente. Che dire di un client di chat o messenger? Sicuro. È un app wayfinding uno strumento di collaborazione? Dipende. Aiuta un gruppo di individui a lavorare insieme in modo significativo?,
C’è molta area grigia nella definizione degli strumenti di collaborazione. La definizione di strumenti di collaborazione più semplice là fuori è in realtà come un termine catchall per tutto ciò che due o più persone usano in combinazione tra loro. Questi strumenti sono disponibili in tutti i tipi di varietà e scopi, ma alla fine favoriscono l’interazione tra le persone., Alcuni esempi includono:
- Una chat app che consente a più persone di brainstorming di idee
- Una app di gestione dei progetti che definisce le attività in un gruppo
- Una videoconferenza strumento che consente alle persone di parlare faccia a faccia
- Un programma di file sharing che dà accesso alla garanzia
Questa definizione lascia la nozione stessa di collaborazione aperto a tutti. Ad esempio, se pianifichi una riunione e usi un’app wayfinding per inviare indicazioni ai partecipanti, si tratta di uno strumento collaborativo. Gmail. Dropbox. Allentare. Microsoft Word online., Sono tutti strumenti di collaborazione-parte di un repertorio crescente di migliaia di applicazioni e programmi là fuori progettati per facilitare il lavoro di gruppo.
Non importa la natura del software o per cosa viene utilizzato, ognuno rende più facile lavorare insieme in qualche modo. Diamo un’occhiata ad alcuni vantaggi dello strumento di collaborazione universale.
Visibilità e responsabilità complete del team
Aspettarsi che le persone collaborino senza una piena visibilità su ciò su cui, esattamente, stanno lavorando insieme è una ricetta per il disastro., Ogni membro del team ha bisogno di vedere il quadro più ampio e come quello che stanno facendo si inserisce in esso. Gli strumenti collaborativi lo rendono possibile. Accedere a un documento Google e monitorare le modifiche insieme a tutti gli altri, ad esempio. La possibilità di vedere le scadenze delle attività in un’app di gestione del progetto è un altro grande esempio. Tutti sono sulla stessa pagina, lavorando verso lo stesso obiettivo.
Con questa visibilità arriva anche un elemento di responsabilità. Se un compito non è finito, i team leader sanno chi ritenere responsabile., Oppure, da una prospettiva proattiva, i membri del team possono vedere quando gli altri hanno bisogno di aiuto e collaborare per mantenere il progetto in pista.
Traccia i progressi in tempo reale
I migliori piani di topi e uomini spesso vanno male. Solo perché strutturi un progetto di gruppo in un modo non significa che sia così che progredirà. Il business cambia rapidamente-ogni giorno e talvolta anche ogni ora. I team hanno bisogno di un modo per adattarsi altrettanto rapidamente; strumenti di collaborazione dare a loro.
I moderni strumenti di collaborazione aiutano a creare flussi di lavoro dinamici e agilità del team., Ad esempio, la persona A carica il feedback del cliente su un logo sul canale #Logo Slack, dove la persona B può apportare modifiche, caricando una nuova iterazione su Dropbox senza modificare il link condiviso. Ognuno ha il nuovo logo in tempo reale.
La capacità di agire, reagire e riallocare le risorse alla velocità con cui i progetti cambiano è una risorsa senza cui i team non possono funzionare. Gli strumenti di collaborazione aiutano i team a rispondere alle modifiche con la stessa rapidità con cui ci si aspetta, per evitare battute d’arresto e mantenere i progetti in pista.
Attiva la partecipazione completa al gruppo
Ogni membro di un team è una risorsa., Le squadre hanno successo perché sono più della somma delle loro parti, ma questo è vero solo se ogni parte contribuisce al tutto. Se i membri di un gruppo non possono collaborare correttamente, sono limitati nell’assistenza che possono fornire. Se la persona A lavora fuori sede e non può accedere alle garanzie per la propria parte del progetto, non è in grado di lavorarci, il che può bloccare lo sforzo maggiore. Allo stesso modo, se i dettagli X, Y e Z non vengono comunicati alla Persona B, potrebbero non svolgere il loro lavoro in modo appropriato, il che influisce negativamente su ciò che fa la persona C.,
Gli strumenti collaborativi consentono la piena partecipazione di gruppo e la sinergia, in modo che tutti contribuiscano in modo significativo. Ogni persona utilizza le proprie capacità e talenti per portare avanti il progetto in uno spettacolo di vera collaborazione.
Gli strumenti collaborativi aiutano i team ad avere successo
Un team è valido solo quanto la somma dei suoi membri e la loro capacità di lavorare insieme. Gli strumenti di collaborazione sfruttano le responsabilità e i talenti di ogni individuo nel maggiore successo del team., Qualsiasi tecnologia che aiuta una persona a lavorare con gli altri per contribuire a una missione più ampia è uno strumento di collaborazione che vale la pena utilizzare.
Non tutti i gruppi hanno bisogno dello stesso tipo di strumenti per determinate attività, ma tutti i gruppi hanno bisogno di modi diversi di funzionare insieme. Più è facile collaborare, più è facile avere successo.
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