av Reagan Nickl
chef för professionella tjänster
SpaceIQ
samarbetsverktyg är ett enkelt koncept att förklara, men knepigt att karakterisera. De hjälper lag och grupper att arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål. Men vad är samarbetsverktyg själva? Är en projektledning app ett samarbetsverktyg? Självklart. Vad sägs om en chatt eller messenger-klient? Säker. Är en wayfinding app ett samarbetsverktyg? Det beror. Hjälper det ett gäng individer att arbeta tillsammans på ett meningsfullt sätt?,
det finns gott om grått område för att definiera samarbetsverktyg. Den enklaste samarbetsverktygsdefinitionen där ute är faktiskt som en catchall-term för allt som två eller flera personer använder i samband med varandra. Dessa verktyg kommer i alla slags sorter och ändamål, men i slutändan främja interaktion mellan människor., Några exempel är:
- en chatt app som låter flera personer brainstorm idéer
- en projekthanteringsapp som definierar uppgifter i en grupp
- ett videokonferensverktyg som låter människor prata ansikte mot ansikte
- ett fildelningsprogram som ger många människor tillgång till säkerheter
denna definition lämnar begreppet samarbete i sig vidöppen. Om du till exempel planerar ett möte och använder en wayfinding-app för att skicka anvisningar till deltagare är det ett samarbetsverktyg. Gmail. Dropbox. Slak. Microsoft Word på nätet., De är alla samarbetsverktyg-en del av en växande repertoar av tusentals appar och program där ute för att underlätta grupparbete.
oavsett vilken typ av programvara eller vad den används för, gör var och en arbetar tillsammans lättare på något sätt. Låt oss ta en titt på några universella samarbetsverktyg fördelar.
full team synlighet och ansvar
förväntar människor att samarbeta utan full synlighet över vad, exakt, de arbetar på tillsammans är ett recept för katastrof., Varje medlem i laget behöver se den större bilden och hur vad de gör passar in i den. Samarbetsverktyg gör det möjligt. Logga in på en Google Doc och spåra ändringar tillsammans med alla andra, till exempel. Möjligheten att se task tidslinjer i en projektledning app är ett annat bra exempel. Alla är på samma sida och arbetar mot samma mål.
med denna synlighet kommer också en del av ansvarighet. Om en uppgift inte är klar vet lagledare vem som ska hållas ansvariga., Eller, ur ett proaktivt perspektiv, gruppmedlemmar kan se när andra behöver hjälp och samarbeta för att hålla projektet på rätt spår.
spåra framsteg i realtid
de bästa lagda planerna för möss och män går ofta snett. Bara för att du strukturerar ett gruppprojekt på ett sätt betyder det inte att det kommer att utvecklas. Affärsförändringar snabbt-dagligen och ibland till och med varje timme. Lag behöver ett sätt att anpassa sig lika snabbt; samarbetsverktyg ger det till dem.
moderna samarbetsverktyg hjälper till att skapa dynamiska arbetsflöden och team agility., Till exempel, Person A laddar upp klient feedback på en logotyp till #Logo Slack kanal, där Person B kan göra ändringar, ladda upp en ny iteration till Dropbox utan att ändra den delade länken. Alla har den nya logotypen i realtid.
förmågan att agera, reagera och omfördela resurser så fort projektändringen är en tillgångsteam kan inte fungera utan. Samarbetsverktyg hjälper team att reagera på förändringar så fort de förväntas, för att förhindra bakslag och hålla projekt på rätt spår.
aktivera fullständigt gruppdeltagande
varje medlem i ett team är en tillgång., Lag är framgångsrika eftersom de är mer än summan av sina delar – men det är bara sant om varje del bidrar till det hela. Om medlemmar i en grupp inte kan samarbeta ordentligt är de begränsade i den hjälp de kan ge. Om personen A fungerar utanför platsen och inte kan få tillgång till säkerheter för sin del av projektet, kan de inte arbeta med det, vilket kan stoppa större ansträngning. På samma sätt, om detaljer X, Y och Z inte berättas till Person B, kanske de inte gör sitt arbete på lämpligt sätt, vilket negativt påverkar vilken Person C gör.,
samarbetsverktyg möjliggör fullständigt gruppdeltagande och synergi, så alla bidrar meningsfullt. Varje person använder sina färdigheter och talanger för att driva projektet framåt i en show av sant samarbete.
samarbetsverktyg hjälper lag att lyckas
ett lag är bara lika bra som summan av dess medlemmar och deras förmåga att arbeta tillsammans. Samarbetsverktyg utnyttjar varje individs ansvar och talanger till teamets större framgång., Varje bit av teknik som hjälper en person att arbeta med andra för att bidra till ett större uppdrag är ett samarbetsverktyg värt att använda.
inte varje grupp behöver samma typ av verktyg för vissa uppgifter, men alla grupper behöver olika sätt att fungera tillsammans. Ju lättare det är att samarbeta, desto lättare är det att lyckas.
Fortsätt läsa: 15 bästa samarbetsverktyg för företag