Twoja organizacja nieustannie doświadcza zmian. Niezależnie od tego, czy są to wdrożenia nowych technologii, aktualizacje procesów, inicjatywy w zakresie zgodności, reorganizacja czy usprawnienia obsługi klienta, zmiany są stałe i niezbędne dla wzrostu i rentowności. Spójny proces zarządzania zmianami pomoże zminimalizować jego wpływ na organizację i personel.
Poniżej znajdziesz 8 niezbędnych kroków, aby twoja inicjatywa zmiany zakończyła się sukcesem.
1., Określ, co zostanie ulepszone
ponieważ większość zmian występuje w celu poprawy procesu, produktu lub wyniku, ważne jest, aby określić ostrość i wyjaśnić cele. Wiąże się to również z identyfikacją zasobów i osób, które ułatwią proces i poprowadzą przedsięwzięcie. Większość systemów zmiany przyznaje, że wiedza o tym, co należy poprawić, tworzy solidne podstawy dla jasności, łatwości i pomyślnego wdrożenia.
2 ., Przedstaw solidne uzasadnienie biznesowe interesariuszom
istnieje kilka warstw interesariuszy, które obejmują kierownictwo wyższego szczebla, które zarówno kierują, jak i finansują przedsięwzięcie,Mistrzów procesu oraz tych, którzy są bezpośrednio odpowiedzialni za wprowadzenie nowej normy. Wszyscy mają różne oczekiwania i doświadczenia i musi istnieć wysoki poziom „wpisowego”z całego spektrum. Proces wdrażania poszczególnych składników różni się z każdą zmianą, ale wszystkie zawierają plany, które wymagają czasu, cierpliwości i komunikacji.
3 .,Plan zmiany
jest to „roadmap”, który określa początek, trasę do pokonania i cel podróży. Będziesz również integrować zasoby do wykorzystania, zakres lub cel i koszty w planie. Krytycznym elementem planowania jest zapewnienie wieloetapowego procesu, a nie nagłych, nieplanowanych „zamiatających” zmian. Obejmuje to nakreślenie projektu z jasnymi krokami z wymiernymi celami, zachętami, pomiarami i analizami., Na przykład dobrze zaplanowany i kontrolowany proces zarządzania zmianami w usługach IT znacznie zmniejszy wpływ zmian w infrastrukturze IT na firmę. Istnieje również powszechna ostrożność, aby ćwiczyć cierpliwość w całym tym procesie i unikać skrótów.
4. Zapewnienie zasobów i Wykorzystanie danych do oceny
w ramach procesu planowania, identyfikacja zasobów i finansowanie są kluczowymi elementami. Mogą one obejmować infrastrukturę, sprzęt i systemy oprogramowania. Zastanów się również nad narzędziami niezbędnymi do reedukacji, przekwalifikowania i ponownego przemyślenia priorytetów i praktyk., Wiele modeli identyfikuje gromadzenie i analizę danych jako element niewykorzystany. Przejrzystość jasnych sprawozdań na temat postępów pozwala na lepszą komunikację, właściwą i terminową dystrybucję zachęt oraz pomiar sukcesów i kamieni milowych.
5. Komunikacja
jest to „złota nić”, która przebiega przez całą praktykę zarządzania zmianami. Identyfikacja, planowanie, wdrażanie i realizacja dobrego planu zarządzania zmianami zależy od dobrej komunikacji. Istnieją realia psychologiczne i socjologiczne nieodłącznie związane z kulturami grupowymi., Osoby już zaangażowane mają ustalone umiejętności, wiedzę i doświadczenie. Ale mają również zlecenia dziobania, terytorium i zwyczaje korporacyjne, które należy rozwiązać. Zapewnienie jasnych i otwartych linii komunikacji w całym procesie jest kluczowym elementem wszystkich modalności zmian. Metody te promują przejrzystość i dwukierunkowe struktury komunikacyjne, które zapewniają drogi do rozładowania frustracji, oklaskują to, co działa i płynnie zmieniają to, co nie działa.
6., Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem oporu, zależności i budżetowania
opór jest bardzo normalną częścią zarządzania zmianami, ale może zagrozić sukcesowi projektu. Większość oporu pojawia się z powodu strachu przed nieznanym. Dzieje się tak również dlatego, że istnieje duże ryzyko związane ze zmianą – ryzyko wpływu zależności, zwrot z inwestycji i ryzyko związane z alokacją budżetu na coś nowego. Przewidywanie i przygotowywanie się do oporu poprzez uzbrajanie kierownictwa w narzędzia do zarządzania nim pomoże w płynnym cyklu życia zmian.
7., Świętuj sukces
Rozpoznawanie osiągnięć milestone jest niezbędnym elementem każdego projektu. Podczas zarządzania zmianą w całym jej cyklu życia ważne jest, aby docenić sukces zaangażowanych zespołów i osób. Pomoże to w przyjęciu zarówno procesu zarządzania zmianą, jak i samej zmiany.
8. Przegląd, korekta i ciągłe doskonalenie
o ile zmiana jest trudna, a nawet bolesna, jest to również proces ciągły. Nawet strategie zarządzania zmianami są powszechnie dostosowywane w całym projekcie., Podobnie jak komunikacja, powinna ona być utkana na wszystkich etapach w celu identyfikacji i usunięcia blokad drogowych. I podobnie jak potrzeba zasobów i danych, proces ten jest tak dobry, jak zaangażowanie w pomiar i analizę.